Interní kontrola je postup, který je součástí kontroly zdrojů a aktiv společnosti a slouží k vedení záznamů o její činnosti a sledovatelnosti.
Jak společnosti rostou, je stále obtížnější sledovat, co se děje s jejich zdroji, jejich aktivy, jejich nástroji a lidmi.
Z tohoto důvodu je nezbytné zavést mechanismus, který umožní zaznamenávat využití těchto zdrojů i činností.
Příklady vnitřní kontroly finančních zdrojů a aktiv
Některá použití vnitřní kontroly použitelné na zboží jsou vstupní a výstupní kontroly vozidel ve vlastnictví společnosti. Tím se řídí činnost vozidla, opotřebení, spotřeba paliva a osoba odpovědná za to.
Při jednání s firemními vozidly musí řidiči nést protokol, kde je zaznamenán začátek a konec cesty, spolu s časy každého milníku.
Dalším příkladem je řízení zásob materiálů ve skladu. Systémy FIFO a LIFO nutně vyžadují kontrolu interní kontroly, aby bylo možné znát data a typy materiálu nebo inventáře. Jedná se o účetní vstup, který lze použít také k odpisům zboží.
Pokud jde o finanční zdroje, interní kontrola se provádí před provedením výdajů, například v GAV (náklady na správu a prodej), které jsou odvozeny z úkolů těchto funkcí. Musí však být kontrolováno, aby nepřekročilo to, co je pro toto provedení během období nezbytné.
Například pokud je třeba za měsíc prodeje koupit listy papíru, tužky a inkoust do tiskárny, interní kontrola by měla mít odhad toho, co se měsíčně utratí, a kontrolovat to každý měsíc, aby byla chráněna marže z utrácení.
Zálohy interní kontroly
Stejně jako je vytvořen okamžitý záznam zdrojů a aktivit, je důležité jej archivovat a vygenerovat soubor týkající se každého ovládaného prvku.
Společnosti si mohou najmout různé interní kontrolní programy, nebo stačí tabulka Microsoft Excel, pokud je objednána.
Abyste se vyhnuli ztrátám, můžete si koupit cloud virtuálního úložiště a nahrát tam tyto soubory, abyste předešli jejich ztrátě.
Pokud máte také papírovou podporu s podpisy odpovědnosti, je vhodné tyto dokumenty digitalizovat. Například přes skener a následné vyprázdnění do digitálních složek.
Vedoucí vnitřní kontroly
Lidé odpovědní za akce vnitřní kontroly musí být řádní, organizovaní a schopní pracovat ve scénářích s vysokou poptávkou, protože například mohou mít kontrolu nad mnoha prvky současně: finanční kontrola výdajů, kontrola zásob, kontrola využívání majetku společnosti a kontrola vstupu a výstupu lidí.
Pokud v tomto registračním procesu něco selže, mohou existovat odchylky v provozní realitě a kapitálu společnosti, pokud jde o její aktiva. Z tohoto důvodu musí být vnitřní kontrola součástí řádného a zřetězeného systému operací.
Interní kontrola poskytuje cennou podporu provoznímu řízení organizace a zajišťuje transparentní a bezpečné procesy sledovatelnosti.
Její význam proto spočívá ve skutečnosti, že společnosti, bez ohledu na jejich strukturu a velikost, zavádějí nějaký systém vnitřní kontroly, aby si lépe evidovaly svá aktiva a dokázaly diagnostikovat, kde existují logistické odchylky, aby neustále zlepšit procesy ve svém hodnotovém řetězci.