Plánování projektu se skládá ze systematického organizačního procesu různých úkolů, které mají být provedeny, a ze zdrojů nezbytných k jejich provedení.
Plánování projektu proto spočívá v provedení akčního plánu pro všechny fáze projektu. V tomto smyslu hovoříme o systematické organizaci, protože vyžaduje provedení řady kroků. Kromě toho musíte vědět, co máte nebo můžete mít, abyste dosáhli cíle.
Proč je plánování projektu důležité?
Když přijde něco, co neočekáváme, může nastat improvizace. Při řízení projektu to však není dobrý nápad. I když je pravda, že existují procesy, které se mohou zdát jednoduché, většina z nich vyžaduje velkou složitost. Proto se jejich plánování stává základní činností.
Proto musíme mít jasno v tom, co chceme a jak toho chceme dosáhnout, abychom v případě chyby mohli přijmout nápravná opatření. Mít dobrý plán je zásadní, když chceme rozvíjet myšlenku, novou formu výroby, technologický pokrok nebo jakýkoli jiný projekt.
Jak provést plánování projektu
Dále uvidíme kroky, které musíme dodržet, abychom mohli správně naplánovat projekt. Na druhé straně musíme vědět, že jsou důležité, protože nám umožňují strukturovat činnosti a čas, který věnujeme každé z nich. Stejně tak nesmíme zapomenout na skutečnost, že plán je zase jednou z fází realizace projektu.
- První a nejdůležitější věcí je přesně vědět, co chceme: Musíte definovat rozsah projektu. K tomu musíme znát všechny podrobnosti toho, čeho chceme dosáhnout.
- Na druhou stranu je jako doplněk k předchozímu kroku nutné analyzovat proveditelnost: Dobrý nápad je k ničemu, pokud není životaschopný. To znamená, že projekt musí být možné uskutečnit za vhodných podmínek.
- Kromě toho je důležité vědět, jaký bude náš rozpočet a jaké zdroje (včetně lidských) budeme mít: Tato fáze projektu vám umožní najít investory, partnery, spolupracovníky a dokonce i zaměstnance.
- Na druhou stranu je nutné vypracovat různé pracovní procesy: Tento třetí krok se týká návrhu, jak bude projekt zahájen. Musíte definovat, jaké úkoly nebo činnosti budou a jak budou prováděny. Čím více podrobností zahrneme, tím lépe.
- Vyhodnocení výsledků: Nyní je nutné popsat, jak budou přezkoumány a hodnoceny výsledky projektu. Je nutné znát ukazatele, parametry nebo proměnné, které se mají měřit. Tento krok je důležitý ke zvýšení možných oprav a pohotovostních plánů.
Všechny tyto fáze skončí přípravou zprávy, která bude plánem projektu. Tato příručka umožní každému znát cestu, jak bude cestovat a jaký bude její příspěvek.
Příklad plánování projektu
Představme si, že chceme provést projekt skládající se z vytvoření továrny na bramborové lupínky. Ověřili jsme, že trh vyžaduje ty, které jsme jedli, když jsme byli dětmi na veletrzích našeho města. Musíte se pustit do práce a dobře naplánovat další kroky.
Vidíme, že to, co děláme, je postupovat podle fází plánování projektu. Nejprve definujeme, co chceme, továrnu na bramborové lupínky. Později analyzujeme, zda je životaschopný, provedeme průzkum trhu a ověříme, že se jedná o poptávaný produkt. Zatřetí, rozpočet, musíme vědět, co k jejich výrobě potřebujeme a jak to budeme financovat. Poté vytvoříme pracovní procesy a jak je v budoucnu vyhodnotit.