Monitorování projektu se týká výkonu řady akcí s cílem ověřit správný vývoj jeho provádění.
Monitorování projektu proto, jakmile je naplánováno, začíná jeho realizací.
Fáze monitorování spočívá v ověření, zda jsou různé fáze projektu prováděny včas, a tvoří každou z nich. K tomu se používá řada parametrů a proměnných, které nám umožňují zjistit, zda existují odchylky od původního plánu.
Důležitost monitorování projektu
Tato fáze je nezbytná k zavedení nezbytných opatření k řešení problémů, které jsou při provádění vnímány. Nemůžeme něco spustit, pokud dříve nemáme cestovní mapu a postup pro ověření, že projekt běží správně. Z tohoto důvodu musí být stanovena jasná, stručná a podrobná následná opatření se vším, co je nezbytné, aby bylo možné činit rozhodnutí.
Kromě toho, jak uvidíme v další části, je nezbytné jasně stanovit, jak bude toto monitorování probíhat. Je důležité, aby každý věděl, co se od něj očekává a jaké by mělo být jeho jednání v případě možné události.
Fáze monitorování projektu
Podívejme se nyní podrobně, které by mohly být nejdůležitějšími fázemi monitorování projektu a jeho hlavními požadavky.
- Opatření: Nejprve musíte měřit. Měření je nutné, když chceme něco ovládat. Musíme vědět, jak daleko můžeme zajít nebo jaké budou limity, abychom mohli uvažovat o úspěchu nebo neúspěchu. Proto je nutné zvýšit parametry a proměnné, jakož i postupy používané k jejich analýze.
- Setkání a analýza: Dále musíte splnit a analyzovat odchylky. Setkání by měla být stručná, přesná a přímá. Musíte si promluvit o záležitosti s indikátory v ruce a s kopií pro každého účastníka. Ze schůzky je třeba jasně odvodit, v čem je problém, stejně jako jeho příčiny a důsledky.
- Hledejte řešení: V dalším kroku se musíte rozhodnout, kterou cestou se vydáte, abyste tyto odchylky vyřešili. Pro tuto fázi je nejlepší, aby každý pracoval ve své oblasti a se svou vlastní skupinou nebo individuálně. Na následující schůzce budou tato řešení zvážena, aby bylo možné vybrat nejvhodnější řešení.
- Znovu změřte: Nakonec musíte měřit znovu. Jakmile jsou opravy provedeny, musí být analýza znovu použita, aby se zjistilo, zda fungovaly. Pokud jsme byli úspěšní, projekt pokračuje; jinak bude nutné začít znovu.
Příklad monitorování projektu
Dále uvidíme příklad, který máme dokončit.
Představme si společnost, která vyrábí boty. Tato společnost vyrábí boty a distribuuje je do různých obchodů s více značkami.
Podívejme se, jaký by byl proces.
Na tomto obrázku vidíme, jak by se provádělo monitorování projektu. Nejprve stanovení parametrů a proměnných měření. Například počet vyrobených bot nebo počet prodaných bot. Dále musíte zkontrolovat, jaký typ obuvi funguje nejlépe. Na druhou stranu musíte vzít v úvahu nové trendy, které vyvolávají zájem kupujícího. Nakonec musíte znovu zkontrolovat a v případě potřeby přijmout nápravná opatření.
