Koronavirus nám ukázal, že digitalizace není volbou, je nutností na trhu práce. Od začátku pandemie bylo jedním z opatření doporučených vládou a přijatých mnoha společnostmi teleworking.
Po letech boje za osobní a pracovní smír, od požadavku zaměstnanců na více dní práce na dálku, ukázat, že můžete být produktivní i mimo kancelář, se najednou svět obrátí vzhůru nohama a jednoho dne se z našich domů stanou nové kanceláře. Ale jsme opravdu připraveni na dálku?
Jaká byla práce na dálku před pandemií?
Práce ve Španělsku se vyznačuje vysokou přítomností, protože je jednou ze zemí s nejdelší pracovní dobou a zemí s nejvyšším počtem hodin v kanceláři.
Podle údajů společnosti Randstad může 4,4 milionu lidí, což představuje 20,3% zaměstnanců ve Španělsku, vykonávat činnost prostřednictvím teleworkingu. Mluvíme hlavně o činnostech prováděných z počítače s připojením k internetu. Až do pandemie usnadnilo práci na dálku pravidelně 4,8% společností a příležitostně 3,5%, což je výrazně pod průměrem ostatních evropských zemí, což je podle poslední studie o práci na dálku od INE přibližně 14%.
Uvědomili jsme si omezený technologický vývoj, který má většina naší obchodní struktury, a úsilí, které společnosti vyvinuly, aby byly schopny poskytnout svým zaměstnancům prostředky k tomu, aby mohly během státu náhle vykonávat své funkce mimo kancelář.
Jaká byla adaptace teleworkingu v době koronaviru?
Jeden z problémů nastává, protože telework, který jsme přijali, byl nouzový telework a nutně, ne jako privilegium. Kromě toho jsme to nebrali pár dní, ale několik měsíců, aniž by předtím proběhl adaptační proces.
Takto jsme se přizpůsobili teleworkingu v dobách koronaviru:
- Pracovní týmy: Mnoho organizací pracuje s notebooky, které si zaměstnanci mohli snadno vzít domů. Jiní zaslali své vybavení prostřednictvím dopravních společností. Ale co internetová nabídka? Očekáváme, že všechny domácnosti mají připojení, ale není to tak. Existuje mnoho lidí, kteří se k těmto službám museli přihlásit nebo si najmout více pravomocí, aby mohli úspěšně vykonávat svou činnost.
- Vzdálené připojení: Mnoho činností se provádí prostřednictvím vlastního softwaru společnosti, který je třeba upravit, aby se vaši zaměstnanci mohli vzdáleně připojit a pracovat s nimi.
- Ochrana dat: Ze které sítě se připojíme, pokud pracujeme mimo kancelář? Je to zabezpečená síť? Mnoho společností zpracovává citlivá data, která by neměla opustit chráněná připojení, která mají ve svých kancelářích. Pokud jde o sdílení dokumentů, musí tak činit bezpečně prostřednictvím internetových portálů, šifrovaných heslem nebo konkrétních programů pro výměnu, které ne všichni nainstalovali.
- Ergonomie naší nové pracovní stanice: Nyní pracujeme z domova, jak můžeme, ale ne každý z nás má ergonomické židle, které poskytují ideální výšku nebo opěradlo, stejně jako osvětlení nebo výšku obrazovek. To vše negativně ovlivní náš výkon, naše vizuální a fyzické problémy. Bolesti zad, zraková únava nebo stres se projevily za několik dní, pokud nemáme odpovídající vybavení. To může být zhoršeno v domě s malými dětmi, kde vyžadují pozornost rodičů, což ovlivňuje jejich koncentraci a produktivitu. Podle zákona musí společnost chránit své zaměstnance před pracovními riziky a zajistit dodržování předpisů. Fakt, který je v izolačních situacích velmi obtížný, takže jeho dodržování nelze požadovat, ani nelze zajistit všechny požadované prostředky jako na pracovišti.
- Komunikační software: V tuto chvíli budou všechny schůzky virtuální, takže je nutné přijmout, pokud to již nebylo provedeno, software pro videohovory, skupinový chat a kde můžete bezpečně sdílet dokumenty s kolegy. Například Skype, Teams, Zoom nebo Slack. Některé společnosti je musely implementovat okamžitě.
- Vedení a vedení týmu: Kontakt se členy týmu ze dne na den byl ztracen a kontrola nad tím, co dělají také během svého času v kanceláři. Nyní je nutné řídit úkoly pomocí softwaru, který nám pomáhá distribuovat aktivity, stanovovat cíle a znát stav každého z nich bez těchto osobních schůzek. Software pro správu, jako je Trello, Basecamp nebo Teams, nám může pomoci. Kromě toho by manažeři neměli ztrácet kontakt se členy svého týmu tím, že občas pořádají videohovory, aby ve všech směrech poznali stav pracovníků a motivovali je. Navzdory sociální vzdálenosti nesmíme ztratit „lidský“ kontakt.
Výhody a nevýhody práce na dálku v době koronaviru
V tomto příspěvku jsme hovořili o výhodách a nevýhodách práce na dálku na obecné úrovni, ale zde zdůrazníme, jaké jsou hlavní výhody a nevýhody práce na dálku během omezování. Protože to není totéž, pracovat jeden den v týdnu, být schopen sladit svůj osobní život nebo ušetřit cestování a jen některé členy týmu, dělat to na neurčito a ze dne na den.
Práce na dálku pro společnost předpokládá úsporu fixních nákladů na údržbu fyzických pracovních prostor, což je faktor, který zvýší produktivitu. Tato situace prodloužená v čase však znesnadní správu týmů a existující unie. Rovněž bude obtížné kontrolovat výkon pracovníků, což negativně ovlivní produktivitu.
K tomu je třeba přidat okamžitou digitalizaci, kterou většina společností musela podstoupit, aby přizpůsobila práci na dálku všem svým zaměstnancům. Investice času a peněz, která z krátkodobého hlediska zachránila činnost společnosti a která bude pravděpodobně z dlouhodobého hlediska zisková a zvýhodní produktivitu společnosti.
Ve vztahu k pracovníkovi je pravda, že práce na dálku jim pomůže sladit osobní život, zejména v této době, kdy děti nemají školu a potřebují jejich pozornost doma, stejně jako jakýkoli člen rodiny, který vyžaduje jejich péči.
Úspora času a nákladů na dojíždění do práce je významná, a zejména izolace doma znamená, že čas, který věnujeme práci, je věnován tomu, abychom byli před počítačem a ne v chatování s kolegy, kávou nebo jinými formami rozptýlení. To však není tak úplně pravda, protože pravděpodobně v domácnosti bude více lidí, kteří nás budou také rušit.
Izolace změnila náš způsob zpracování emocí a myšlenek, jsme vystaveni nejistotě nevědění, dokud nebudeme udržovat tuto situaci a co se děje venku. Naše mysl si je vědoma zpráv o nových věznicích, co se stane s našimi pracemi, když obnovíme společenský život nebo své koníčky.
Nedostatek koncentrace, spánku, motivace a stresu negativně ovlivňuje náš pracovní výkon a naše duševní zdraví. Nebudeme se z toho snadno dostat a psychologické následky budou časem trvat.
Jak ovlivní práce z domova během koronaviru produktivitu?
Pokud chceme implementovat práci na dálku, musíme zapomenout na měření ziskovosti na zaměstnance podle počtu hodin v práci a provádění podle projektů nebo cílů. V závislosti na typu činnosti, kterou provádíme, může měření produktivity teleworkingu stát více či méně. Například na komerční úrovni se musíme podívat na průzkumy hodnocení zákazníků, počet stížností nebo čas investovaný do generování prodeje.
Především se musíme podívat na to, jak se bude produktivita na obecné úrovni ve společnosti lišit, protože fixní náklady se sníží, a musíme přizpůsobit cíle novému hospodářskému a sociálnímu kontextu. Nemůžeme předpokládat scénář, jaký jsme si představovali na začátku roku, kdy jsme stanovili cíle pro rok 2020. Střední manažeři by měli provádět každodenní kontrolu nad aktivitami svých týmů a jejich výkonností a vyšší manažeři vývoje na globální úrovni společnosti a dosažení konečného cíle: Vytvořit hodnotu.
Jak to vše krátkodobě a dlouhodobě ovlivní výkon pracovníků? A k produktivitě společnosti? Podaří se nám překonat postcovidskou éru?
Lidské bytosti vynikají svou schopností přizpůsobit se změnám a my to určitě uděláme i při této příležitosti. I když jde o vývoj z hlediska efektivity a efektivity, pouze čas ukáže, kdo se dokázal úspěšně přizpůsobit, využít příležitosti nebo být poražen.
Věřili jsme, že nás technologie izoluje, a dnes si uvědomujeme, že díky ní jsme propojenější než kdy dříve. Věřili jsme, že díky digitalizaci přijdeme o práci, a dnes nám ukázala, že díky ní můžeme pokračovat v práci odkudkoli.
Práce na dálku je tu, aby zůstala, možná ne tak, jak bychom si přáli, ale byla to kontrola reality, která uvádí nový digitální věk a bude to obvyklý modus operandi v tomto panoramatu, kterému se nyní říká „nový normální ".