Dokument je písemný záznam, ať už fyzický nebo virtuální, který odráží vlastnosti události nebo okolnosti.
To znamená, že dokument je důkazem o události nebo situaci. Může to být text napsaný na papíře (nebo jiná materiální podpora, jako je lepenka) nebo soubor uložený na elektronické podpoře.
K zaznamenání relevantní skutečnosti lze použít dokument. Pokud například osoba dokončí vysokoškolské studium, může si od vzdělávací instituce vyžádat dopis se všemi absolvovanými předměty a získanými známkami.
Podobně může být dokument výsledkem práce. Například pokud výzkumný pracovník provede studii o možném dopadu znečištění na světovou ekonomiku, bude převedena do textu. To by byl akademický dokument.
V nejvíce každodenním prostředí používají všichni lidé, když provádíme řízení před úřady, dokumenty na podporu faktů, které chceme demonstrovat. Nejběžnější je doklad totožnosti, kde si můžete prohlédnout všechny osobní údaje jednotlivce, jako je jméno, příjmení, věk, pohlaví a adresa.
Cílem vytvoření dokumentu je zanechat svědectví o zájmové záležitosti, kterou lze poté uchovat v průběhu času.
Je také třeba poznamenat, že technologie nám umožňuje ukládat a sdílet velké množství informací obsažených v digitálních dokumentech. To pomocí e-mailu, pendrive nebo dokonce cloudu.
Typy dokumentů
Dokumenty lze klasifikovat podle různých kritérií. Například v závislosti na zdroji je lze rozdělit na následující:
- Hlavní: Jsou to ty, které obsahují původní informace o autorovi. Například práce zveřejněná univerzitou na téma, které nikdy nebylo studováno dříve.
- Sekundární: Jsou to ty, které byly nějakým způsobem upraveny. Například pokud se vrátíme k tématu práce, může z ní být shrnutí.
- Terciární: Jsou to ty, které jsou výsledkem zpracování sekundárních dokumentů. Například novinový článek založený na shrnutí práce, kterou jsme již zmínili.
Podobně v závislosti na typu entity, která je vydává, mohou být:
- Publikum: Ty vydané subjekty veřejného sektoru (veřejná správa).
- Soukromé: Uznávají je zúčastněné strany, nikoli však před úřady.
Musíme si také uvědomit, že některé dokumenty musí být legalizovány, aby byly platné před úřady. Odkazujeme například na závěť nebo smlouvu. Tímto způsobem, pokud nedojde k porušení některou ze smluvních stran, může dotčená strana přistoupit k uplatnění nároku u soudních subjektů.
