Administrativní pracovníci jsou pracovníci zaměstnaní ve společnosti odpovědní za správu uvedené společnosti. Mezi jeho úkoly tedy patří objednávání, organizování a zajišťování různých záležitostí, za které odpovídá.
Administrativními pracovníky jsou tedy lidé, kteří se věnují každodennímu řízení společnosti a všem činnostem, které s sebou přináší.
Obvykle podléhají přímo obecnému nebo sekundárnímu vedení, v závislosti na jejich práci.
Hlavní úkoly administrativních pracovníků
Úkoly administrativních pracovníků jsou různorodé, zaměříme se však na některé z nejdůležitějších.
- Vše, co souvisí s každodenním řízením: Papírování dokumentů, příprava zpráv nebo účetních poznámek.
- Podpora managementu: V tomto případě můžeme zahrnout všechny činnosti nezbytné k tomu, aby vedení pomohlo v jejich každodenní práci. Například příprava dokumentů.
- Pozornost veřejnosti: Mají také tendenci plnit úkoly zákazníků nebo veřejné služby. Od osobní a osobní, až po e-mailovou nebo digitální platformu.
- Koordinace s ostatními odděleními: Administrativní pracovníci mají tendenci komunikovat mezirezortně, takže každý je ponořen do procesu zahrnujícího celou organizaci.
Výběr a školení administrativních pracovníků
Jakmile si vyjasníme koncepci a různé povinnosti administrativních pracovníků, je čas ji vybrat a případně proškolit.
Výběr
Pokud jde o výběrové řízení, je třeba vzít v úvahu následující body:
- Nejprve je nutné jasně stanovit výběrové procesy, minimální kvalifikaci a další požadavky na přístup na pozici.
- Jakmile je tento krok proveden, jsou vybráni kandidáti. Je vhodné provádět objektivní testy, jako jsou zkoušky, a subjektivní, například osobní rozhovory.
- Od této chvíle, jakmile bude vybrána správná osoba, by mělo být jasně uvedeno, jaké budou její odpovědnosti. Kromě toho byste měli vědět, kdo jsou vaši bezprostřední šéfové, a postupy pro podávání stížností nebo návrhů.
Formace
Pokud jde o školení, je třeba vzít v úvahu následující:
- Ve většině případů je obvykle vyžadována určitá předchozí kvalifikace, například cykly odborného výcviku nebo vysokoškolské tituly.
- Na druhé straně je nezbytné doplňkové školení v zaměstnání. Zaměstnanci musí být vyškoleni v konkrétních dovednostech souvisejících s jejich pozicí.
- Z tohoto důvodu musí být předchozí školení kombinováno s tréninkem, který přímo souvisí s prováděnými činnostmi. První je základ, na kterém je vyvíjen druhý.
Příklad administrativních pracovníků
Na závěr se podívejme na několik příkladů v různých typech organizací.
- Pracovníci odpovědní za pozornost veřejnosti v městské radě, regionální nebo státní správě.
- Ti operátoři, kteří provádějí průzkumy.
- Lidé, kteří slouží zákazníkům v telefonní společnosti.
- Administrativní podpora ve finančním oddělení.
- Bankovní pokladníci.
