Řízení procesů je přístup, který považuje organizaci za síť souvisejících a vzájemně propojených procesů. Proto je to způsob, jak řídit organizaci na základě prováděných procesů.
Proces je nepochybně sled činností, jejichž cílem je přidat hodnotu vstupu k dosažení výsledku nebo výstupu. Veškerý výstup musí uspokojovat potřebu nebo požadavek interního nebo externího zákazníka společnosti.
Samozřejmě, jakýkoli proces, ať už jednoduchý nebo komplikovaný, velký nebo malý, musí mít vstup, transformaci a výstup. Vstupem je jakýkoli prostředek nebo vstup, který musí být transformován. Transformace je pracovní proces, který přidává hodnotu vstupům a přináší výsledek. Výstup představuje konečný výsledek, například zboží nebo službu, která dokáže uspokojit potřebu.
Správa zaměřená na procesy je navíc v kontrastu s tradiční strukturou organizací založených na funkcích. Základní myšlenkou je přidat hodnotu interním a externím zákazníkům. Z tohoto důvodu je snaha o neustálé zlepšování všech procesů prostřednictvím jejich identifikace, popisu a dokumentace.
Jak víte, zda je činnost proces?
Ve skutečnosti ne všechny činnosti prováděné ve společnosti lze považovat za proces. Chcete-li považovat aktivitu za proces, musíte:
1. Mít jasnou misi a účel
Každá činnost klasifikovaná jako proces musí reagovat na poslání a účely stanovené organizací. Tyto činnosti musí reagovat na to, co společnost očekává.
2. Činnost musí být přesně definována
Všichni členové organizace musí přesně vědět, jak by měl být každý proces prováděn. I když je najat nový zaměstnanec, můžete mít přístup k dokumentovaným zdrojům, které označují, jak se jednotlivé činnosti provádějí.
3. Musí obsahovat vstupy a výstupy
Samozřejmě, každý proces musí mít vstup vstupů nebo surovin, které musí být transformovány do konečného výsledku. Tento výsledek je známý jako výstup procesu, který přidává hodnotu pro interní a externí zákazníky.
4. Lze identifikovat dodavatele, zákazníky a konečný produkt
Přirozeně budou dodavateli všichni ti, kteří dodávají vstupy nebo suroviny k provedení procesu. Klient bude příjemcem generovaného zboží nebo služby. Zatímco konečný produkt je výstupem hodnoty, kterou proces generuje.
5. Aktivitu lze rozdělit na úkoly nebo dílčí procesy
Každý proces může mít jeden nebo více úkolů, které bude provádět jeden nebo skupina lidí odpovědných za jeho provedení.
6. Lze dokumentovat
Všechny tyto činnosti lze dokumentovat pomocí metodiky řízení procesů, která definuje časy, zdroje a náklady. Celý tento dokumentovaný záznam zajišťuje soulad se standardy kvality.
7. Má přiřazení odpovědností
Proces se jistě dělí na úkoly, které musí být prováděny na oddělení nebo na několika odděleních společnosti. Každá aktivita by měla přidávat hodnotu interním zákazníkům, pokud mluvíme o podprocesu, nebo externí, pokud se jedná o závěrečnou fázi ukončení procesu. Na každém kroku musí být osoba odpovědná za každý z východů.
Proč je důležité být založený na procesech?
Je logické předpokládat, že řízení procesů definuje procesy, které je třeba provádět dříve strukturovaným způsobem, a neustále je kontrolovat, aby našly příležitosti ke zlepšení. To, protože pokud se procesy organizace neustále zdokonalují, pomáhá to zlepšit celkovou funkci organizace.
Zaměření na procesy skutečně umožňuje komplexní pohled na fungování společnosti obecně i globálně. Rovněž uznává, že společnost musí mít horizontální strukturu, aby mohla na cyklus procesu reagovat úplným způsobem.
Všechny procesy navíc usilují o spokojenost zákazníků. Když mluvíme o mikroprocesu, zahrnuje pouze interní procesy, které uspokojují potřeby interních zákazníků. Proces makra nyní zahrnuje interní i externí procesy, které uspokojují interní i externí zákazníky organizace.
Podobně se zaměřením na procesy bude společnost schopna dosáhnout konkurenční výhody, protože tento typ správy dává přednost spokojenosti zákazníků. To znamená, že společnosti jsou nuceny maximalizovat svou efektivitu. V důsledku toho je nezbytně nutné, aby organizace usilovaly o neustálé zlepšování svých procesů a naopak společnosti obecně a nabízely lepší řešení problémů zákazníků.
Výhody procesního řízení
Řízení procesů má následující výhody:
1. Snižte zbytečné interní náklady
Společnost může nejprve snížit zbytečné náklady v rámci svých procesů, protože může eliminovat úkoly nebo kroky, které nepřidávají hodnotu. Pokud tedy budou odstraněny zbytečné kroky, budou odstraněny také náklady.
Vyloučením činností bez přidávání hodnoty se proces stává přesnějším a společnost se může více soustředit na plnění požadavků, potřeb a očekávání zákazníků. Celkově šetří zdroje, jako je čas, peníze a lidské úsilí.
2. Zkraťte dodací lhůty
Poté lze zkrátit dodací lhůty nebo dodací lhůty identifikováním prostojů procesního cyklu. Z tohoto důvodu jsou procesy eliminovány a zjednodušeny.
3. Zlepšuje kvalitu a služby vnímané zákazníkem
Na druhé straně zlepšováním kvality a nabízených služeb klient lépe uspokojuje jejich potřeby. Aby zákazníci rádi udržovali vztah se společností.
4. Začleňte další servisní činnosti
Tento přístup rovněž velmi snadno přidává další výhody služeb zákazníkům. Tyto agregáty služeb mají nízké náklady a klient je snadno vnímá.
Charakteristika organizací, které používají řízení procesů
1. Proces převládá nad strukturou
V první řadě se společnosti, které používají řízení procesů, domnívají, že struktura společnosti není nic jiného než infrastruktura pro provádění procesů. Proto dávají relevanci procesům a strategie jsou navrženy na základě těchto procesů.
2. Jeho organizace je příčná
Zadruhé, řízení procesů umožňuje organizacím konfigurovat se jako soubor nebo systém procesů a dílčích procesů, které umožňují dosažení cílů. Hlavním cílem všech procesů je vytvářet hodnotu pro zákazníka.
3. Použití informací
Za třetí, organizace kladou velký důraz na informace o různých procesech a činnostech, které musí být provedeny. Neustálý tok informací je nezbytný pro úspěšné fungování ve všech procesech a v obecném provozu společnosti.
4. Jsou generátory hodnoty
A konečně, organizace, které používají správu podle procesů, jsou generátory hodnot. Ze stejného důvodu, že je založen na procesech, je každý výstup přidanou hodnotou prostřednictvím produktů a služeb, které nabízejí. A to je základní účel každého procesu.
Kroky řízení procesu
Nejdůležitější kroky při implementaci řízení procesu jsou:
1. Informace, školení a účast
Řízení procesů je nový způsob řízení. Proto je nezbytné, aby každý byl před implementací procesů informován a proškolen. Kromě toho musí být každý informován o cílech, které proces sleduje, jaké jsou jeho fáze a jaká spolupráce je nutná.
2. Identifikace procesů
Samozřejmě musí být procesy jasně identifikovány. Proto musí být vytvořen seznam všech prováděných procesů. Každý proces musí mít:
- Jméno.
- Činnosti a kroky, které musíte podniknout.
- Mapa procesu.
3. Výběr příslušných procesů
Je třeba poznamenat, že relevantní procesy jsou ty, které přinášejí největší hodnotu a jsou velmi důležité pro efektivní výkon společnosti. Z tohoto důvodu mají významný dopad na strategické cíle společnosti.
4. Stanovte odpovědného
Jakmile jsou příslušné procesy identifikovány, je jim přidělen manažer. Odpovědná osoba musí mít odpovědnost a samostatnost nezbytnou ke splnění strategických cílů.
5. Analýza procesu a detekce problému
Každý proces je analyzován bez ohledu na to, zda splňuje navrhované cíle. Pokud je některý z nich nesplní a představí problém, musí být vhodně přepracován.
6. Oprava problémů
Jakmile budou identifikovány problémy, které mají největší dopad na cíle a klienty, bude pro ně hledáno řešení. Toto, definování akcí, které je třeba dodržet, aby nedošlo k ovlivnění výkonnosti procesu a organizace jako celku.
7. Použití indikátorů
Nakonec budou procesy pravidelně hodnoceny. Závisí to na tomto hodnocení, pokud splňují navrhované ukazatele. Ukazatele jsou velmi důležité pro analýzu skutečného výkonu procesů a pro stanovení slabých míst. To vše za účelem uplatnění nápravných opatření.
Závěrem lze říci, že řízení procesů zvyšuje efektivitu organizací. To proto, že jeho úspěch bude záviset na adekvátním provedení jeho procesů, které musí být jasně zdokumentováno. Musí však být především zaměřeny na vytváření hodnoty pro zákazníka.
