Matice RACI se používá k přiřazení a definování míry odpovědnosti, která odpovídá každému z lidí, kteří se podílejí na provádění projektu.
Je také známá jako matice alokace odpovědnosti. Jeho účelem je být schopen stanovit různé role a odpovědnosti, které musí každá osoba, která se tvoří při provádění projektu, převzít.
V důsledku toho se doporučuje, aby byla připravena na začátku projektu. Aby bylo od začátku jasné a zavedené role a zodpovědnosti, které každá osoba, která se účastní projektu, převezme. To také zajišťuje, že všichni účastníci dosáhnou lepší spolupráce.
Co znamená každé písmeno, které tvoří název matice RACI
Název matice RACI je složen ze čtyř písmen a každé písmeno má význam. Význam každého písmene je následující:
Písmeno R.
Nepochybně R je písmeno, které označuje, kdo přebírá odpovědnost. Tento dopis definuje roli osoby, která má na starosti provádění určitého úkolu. Proto přebíráte odpovědnost za odevzdání vyplněných domácích úkolů včas a stanoveným způsobem.
Písmeno a
Podobně písmeno A určuje, kdo souhlasí. Úlohou osoby, která bude působit jako schvalovatel, je přijmout a schválit úkol předložený odpovědnou osobou. Jinými slovy, schvalovatel potvrzuje, že práce byla provedena podle požadovaných požadavků.
Písmeno C.
Písmeno C samo o sobě označuje, s kým je konzultován. Obvykle jsou odborníky nebo mají znalosti o daném tématu a úkolu a jsou konzultováni ohledně jejich názorů a návrhů na některé aspekty úkolů projektu. Externí konzultoval svůj názor na některé aspekty, které je třeba vzít v úvahu při realizaci projektu, protože je odborníkem na dané téma.
Dopis I.
Nakonec písmeno I určuje, kdo se hlásí. Role těchto lidí zahrnuje každého jednotlivce, který musí být informován o procesu vývoje a vývoje úkolů, které jsou součástí projektu. Musí být rovněž informováni o dokončení úkolů.
Výhody vytváření matice RACI
Hlavní výhody, kterých je třeba dosáhnout vytvořením matice RACI, jsou:
- Role a odpovědnosti každého z účastníků projektu jsou jasně definovány.
- Je možné určit, která osoba přebírá odpovědnost za poskytování účtů s ohledem na úkoly nebo práce, které musí být provedeny.
- Umožňuje vyvážení pracovní zátěže mezi lidmi, týmy nebo odděleními podílejícími se na vývoji projektu.
- Usnadňuje kontrolované sledování vývoje a výkonu úkolů a práce potřebné k úspěšnému dokončení vývoje projektu.
Jak vytvořit matici RACI
Při vývoji matice RACI je třeba dodržovat následující kroky:
Krok 1
Nejprve jsou určeny úkoly, které mají být provedeny v rámci projektu, a umístěny jako řádky, které tvoří matici.
Krok 2
Zadruhé, lidé podílející se na vývoji projektu jsou identifikováni a umístěni ve formě sloupců v maticové formaci.
Krok 3
Za třetí jsou umístěna písmena slova, která tvoří název matice RACI. Přiřazením každého písmene v každém úkolu je možné určit, kdo ze zúčastněných osob bude odpovědný, kdo schválí, kdo je konzultován a kdo musí být informován při provádění každého úkolu projektu.
Krok 4
Nakonec bude možné určit, zda je veškerá práce dobře distribuována, zda je v ní nějaké prázdné místo a zda existují duplicity. To proto, aby se ověřilo, že je vše dobře tvarované, a zabránilo se pozdějším problémům.
Výhody a nevýhody použití matice RACI
Výhody, kterých lze dosáhnout při provádění projektu použitím matice RACI, jsou následující:
1. Existuje agilní a jednoduchý komunikační proces
Komunikace se obvykle ukáže být jednodušší a rychlejší, protože matice RACI umožňuje jasně vizualizovat roli a funkci, kterou by měl každý člověk hrát. To nevylučuje, ale minimalizuje komunikační problémy mezi lidmi zapojenými do projektu.
2. Zlepšete produktivitu
Je zřejmé, že minimalizací komunikačních problémů to přispívá k lepšímu využití času a v důsledku toho je dosaženo zvýšení produktivity. Čas dokončení každého úkolu je zkrácen, což zjednodušuje celkový proces provádění.
3. Správné rozložení práce
Kromě toho vám matice RACI umožňuje vizualizovat odpovědnosti a funkce, takže ji lze identifikovat, pokud je pracovní zátěž distribuována přiměřeným způsobem. Pokud je možné určit, že odpovědné osobě je přidělena nadměrná pracovní zátěž, jsou před provedením projektu provedeny nezbytné úpravy. Dosažení vyváženějšího rozložení zátěže a odpovědnosti.
4. Očekávání jsou splněna
Při použití tohoto nástroje jsou výsledky získané na konci projektu velmi podobné výsledkům očekávaným na začátku projektu. K tomu dochází, protože můžete lépe ovládat všechny úkoly, které je třeba vyvinout. Kromě toho každá osoba konkrétně ví, za co je zodpovědná v celém procesu provádění projektu.
I když jsou výhody velké a četné, matice RACI může mít i nevýhody.
- Zpočátku může být aplikace příliš složitá, což má negativní dopad na její pochopení.
- Navzdory skutečnosti, že matice RACI je skvělý nástroj, nestačí ji pouze vytvořit, ale musíte jí také vyhovět.
- V souladu s výše uvedeným pro ty, kteří matici neznají, může být nákladné ji generovat poprvé.
- Existuje možnost, že existují projekty, které nevyžadují plánování tohoto typu, takže vytvoření matice může být spíše něčím, co projekt zpomaluje, než něčím, co ho řídí.
Závěrem lze říci, že matice RACI je velmi užitečným nástrojem, který lze použít v jakémkoli typu projektu. Protože určuje role a funkce všech lidí, kteří se podílejí na jeho realizaci. To upřednostňuje lepší kontrolu a dosažení lepších výsledků na konci projektu.