Objednávka, nazývaná také objednávka, je dokument, kterým kupující požaduje zboží od prodávajícího.
Tímto způsobem dokumentujeme potřeby našich produktů. Obvykle je zaslat tento dokument dodavateli, aby mohl dodat uvedenou objednávku. Dokázat to fyzicky nebo virtuálně (e-mail nebo web). Cílem je být schopen následně porovnat dodací list s touto objednávkou a zaznamenat možné incidenty a mít písemně podmínky uvedené objednávky.
Proces v nákupní objednávce
Nejprve musíte zjistit potřeby, které máme. Jakmile je vybrán příslušný dodavatel, je vystavena objednávka. Prodávající obdrží originál a kupující si ponechá kopii. Prodávající obslouží objednávku a připojí dodací list, který je proti němu zkontrolován. Pokud něco není dodáno, zůstane jako nevyřízené.
Tento dokument je užitečný pro obě strany. Kupující může kontrolovat druh nebo výši výdajů a provádět prognózy plateb. Prodejce může organizovat své různé objednávky a vytvářet prognózy poplatků. V obou případech jsou užitečné programy pro správu a dokonce i tabulka. Na druhou stranu, pro právní účely, jakmile bude přijata, zaváže obě strany k dohodnuté výměně.
Obsah dokumentu
Obvykle se jedná o stejná data požadovaná na dodacím listu, pouze se na hlavičkovém papíře objeví výraz „Objednávka objednávky“ nebo podobný. Podrobně je uvádíme níže:
- Podrobnosti o kupujícím a prodejci. Daňové identifikační číslo každé země je velmi důležité. Také daňová adresa.
- Datum a místo vystavení objednávky. První je zásadní, zejména pro kontrolu času, který dodavatel potřebuje k dodání. Tímto způsobem se můžeme vyhnout přerušení zásob.
- Název a reference produktu. Zahrnuto je také objednané množství, cena a možné slevy, propagační akce nebo bonusy.
- Zvolená platební metoda, jakož i podmínky a částky, které mají být případně zaplaceny. Tento bod je důležitý pro správnou správu pokladny.
- Celkové náklady, možné náklady na dopravu, pojištění nebo podobné náklady a jako nezbytnou součást autorizovaný podpis.
- Datum a způsob doručení. V tomto okamžiku bude při dodání zákazníkovi k podpisu zaslán dodací list, který je obvykle připojen k objednávce. Rovněž je třeba poznamenat možné události nebo to, co nebylo poskytnuto.
Pravdou je, že tyto přísné požadavky jsou někdy uvolněné, v závislosti na obchodním a důvěryhodném vztahu. V mnoha případech se objednávky provádějí ústně nebo telefonicky. Lze o něj dokonce požádat e-mailem, ale bez dokladu o objednávce. Přesto je vhodné mít tyto objednávky vždy pod kontrolou.
Příklad dokumentu objednávky
Podívejme se na příklad toho, co by mohl být dokument objednávky. V něm vidíme všechny potřebné údaje a možné slevy a výdaje spojené s dodávkou uvedeného zboží. Také prostor vyhrazený pro incidenty a pro podpis osoby, která zboží přijímá.
Poznámka: Výše uvedená data jsou vytvořená data.