Rozsah projektu je sada procesů nezbytných k ukončení projektu. V tomto smyslu procesy, jako je jeho návrh, provádění a řízení. Rozsah stanoví zúčastněné strany v projektu.
Když organizace uvažuje o projektu, musí provést několik předběžných hodnocení. Jedná se o finanční hodnocení projektu, právní, environmentální, sociální, ekonomické hodnocení atd. Až nakonec a poté, co se v těchto popsaných hodnoceních dosáhne příznivých výsledků, je rozhodnuto zahájit projekt.
Kromě evoluce však zahájení projektu také znamená definovat, jaký bude akční rádius projektu, a také vše, co je k jeho provedení potřeba. Z tohoto důvodu je důležité znát jeho rozsah a definovat jej předem.
Rozsah cílů
Projekt může být od metody řešení problému, zlepšení situace organizace až po investice do něčeho, co v budoucnu přinese výhody. Je však důležité vědět, že projekt nevyřeší všechny aspekty organizace, ale pouze ty, ve kterých souvisejí její cíle.
Například pokud se společnost rozhodne postavit nový sklad pro skladování zásob, tento projekt vyřeší problémy s prostorem, skladovou kapacitou, výrobou (protože mít více prostoru pro skladování může vyprodukovat o něco více) a rychlejší distribuci.
Důvodem je větší skladová zásoba, která umožní častější odesílání produktů. Tento projekt však nemusí ovlivnit kvalitu vyráběných produktů, protože jeho cíle se týkají skladu, prostoru a skladování. Ale ne v předchozím výrobním řetězci.
Rozsah zúčastněných stran
Rozsah projektu je proces, který je plánován s lidmi, kteří mají o projekt zájem, buď proto, že se na něm přímo podílejí (inženýři, účetní, vedoucí a manažeři), nebo proto, že tento projekt financují.
Definování rozsahu zúčastněných stran je důležité, protože definuje, jak a kdy se zúčastní projektu.
- Inženýři ve fázi návrhu a kontroly.
- Účetní při provádění za účelem kontroly výdajů;
- Vedoucí během fáze provádění úkolu
- A investoři před, během a po, ale pouze pro účely odpovědnosti.
To umožňuje projektu, aby nadměrně nezasahoval s osobním oceněním, takže každý účastník se bude účastnit způsobem, který jim odpovídá.
Rozsah činností
Činnosti projektu, od jeho nápadu, návrhu, realizační fáze až po závěrečnou fázi, musí být definovány ze seznamu a následného programování, s potřebnými příslušnými manažery, finančními a provozními zdroji. V tomto smyslu lze použít Ganttův diagram nebo softwarové nástroje pro správu projektů k lepšímu sledování každé fáze.
Rozsah činností zase umožňuje vymezit čas projektu, potřebné lidi a finanční a nefinanční zdroje pro jeho realizaci.
Lze upravit rozsah projektu?
Samozřejmě ano. A je velmi pravděpodobné, že projekt vyžaduje úpravy v jeho rozsahu, protože je velmi obtížné stanovit zcela asertivní základní linii, protože činnosti a zdroje jsou plánovány, aniž by byly známy případné případy, které se mohou objevit.
V tomto smyslu je důležité, aby se všechny zúčastněné strany znovu podílely na úpravách rozsahu projektu, aby poskytly souhlas a byly informovány o novém programování a úpravách.
Není však dobrým znamením provádět příliš mnoho úprav rozsahu projektu, protože ukazuje, že bylo mnoho aspektů, které nebyly předvídány. Proto je příčinou technické nemožnosti plánování.
V tomto smyslu se doporučuje, aby při studiu rozsahu projektu, pokud zainteresované strany nemají dostatek zkušeností k jeho definování, byl do projektu začleněn odborník v dané oblasti nebo podobné projekty, který by poskytl jejich ocenění a doporučení. I tímto způsobem můžeme minimalizovat rizika spojená s nutností neustále upravovat projekt. Pokud ano, vzniklo by nám to spotřebováním více zdrojů a zároveň by se prodloužila doba jejich dokončení a získání výhod.
Odpovědnosti v rámci projektu
Zásadou kontroly řízení je stanovit osoby odpovědné za každou strategickou linii. Při projektovém řízení je tedy důležité vědět, kdo bude za každou fázi odpovědný. Tímto způsobem lze požadovat zprávy, které sledují řízení projektu. A navíc budeme schopni zjistit, zda se provádí správně s ohledem na projektový cyklus.
Odpovědní jsou ti, kteří budou schopni varovat, pokud je vyžadováno prodloužení času, zvýšení zdrojů nebo lidí.
Stručně řečeno, rozsah projektu je předběžná struktura času, zdrojů, lidí, cílů a očekávaných výsledků projektu, která je vyvinuta se skupinou lidí, kteří se na něm podílejí nebo z něj budou mít prospěch.
Přestože může dojít k úpravám rozsahu projektu, je vhodné jej naplánovat pružně a s realistickým pohledem na jeho realizaci a výsledky. Cílem toho není utrpět zklamání, která se nepředpokládají s dostatečnou technickou přísností.