Procesní analýza je metodika, která popisuje různé kroky, které tvoří proces.
Je důležité si uvědomit, že analýza každého z kroků procesu je zásadní, protože některé z nich přidávají hodnotu a jiné produkují pouze odpad. Analýza umožňuje identifikovat ty kroky, které jsou negativní pro chod společnosti. Při provádění procesní analýzy se snaží omezit nebo eliminovat kroky, které produkují odpad.
Na druhou stranu znalost a porozumění fungování procesů pomáhá zlepšit a zajistit konkurenceschopnost společnosti. To umožňuje obecně zkoumat, jak procesy fungují, a dokonce lze získat číselná data. Tato data poskytují ukazatele času potřebného pro proces, množství odpadu, počtu lidí zapojených a požadovaných nákladů.
Nakonec se při provádění procesní analýzy hledá oddělení kroků, které tvoří procesy. Poté prostudujte každý krok zvlášť, abyste konečně zjistili, zda funguje správně, nebo pokud ne, hledejte způsoby, jak je vylepšit.
Důležité pojmy v procesní analýze
Nejdůležitější ze všech nejdůležitějších konceptů, které je třeba zvládnout, aby lépe porozuměly procesní analýze, jsou:
Co je to proces?
Proces je soubor kroků nebo činností souvisejících s účelem dosažení určitého výsledku. Každý proces zahrnuje řadu vstupů, které jsou transformovány za účelem získání výstupů. Výstupy odpovídají konečnému nebo očekávanému výsledku.
Co je analýza?
Nyní je analýza metodou, která spočívá v identifikaci komponent, které tvoří celek nebo jednotku. Poté pokračujeme k oddělení každé ze složek. Každá součást musí být podrobně prozkoumána, aby bylo možné znát její vlastnosti, povahu a jak funguje.
Kroky k vývoji procesní analýzy
Hlavní kroky k provedení procesní analýzy jsou následující:
1. Identifikace procesů
Chcete-li začít provádět procesní analýzu, musíte nejprve identifikovat procesy, které způsobují problém. To proto, abychom je vylepšili. Procesy, které musí být vylepšeny, budou ty, které nesplňují stanovené cíle.
2. Jmenujte pracovní tým
Poté, co budou identifikovány procesy, které mají být vylepšeny, je dalším krokem určit skupinu lidí, která by je měla zkontrolovat a analyzovat. Nejvhodnější bude vybrat ty lidi, kteří o procesech vědí nebo s nimi souvisejí.
Pracovní tým musí být složen z:
- Osoba, která přebírá roli vedoucího týmu.
- Výkonný ředitel společnosti, který má rozhodovací kapacitu.
- Skupina pracovníků obeznámených s tímto procesem.
- Pracovníci z jiných oddělení, kteří chtějí pozorně sledovat zlepšení.
3. Vytvořte diagram procesu
Dále je zpracován diagram procesu. Tento diagram usnadňuje grafickou vizualizaci procesu, který má být vylepšen. Schéma vám umožňuje jednoduchým způsobem porozumět procesu a nechat každého člena týmu zodpovědného za úkoly, které musí vykonat. V tomto kroku je vhodné definovat počáteční a konečné datum analýzy procesu.
4. Znát současnou situaci procesu
Tento krok vám umožní zjistit, jak se proces vyvíjí. Následně je třeba hledat optimální způsob jeho implementace, aby bylo dosaženo lepších výsledků. K dosažení zlepšení procesu je důležité znát názory zúčastněných pracovníků. Je také nutné zkontrolovat číselné údaje o účinnosti procesu, jaký je konečný cíl procesu a překážky, které ho mohou ovlivnit.
5. Určete aspekty pro zlepšení
Po znalosti aktuálního výkonu procesu je důležité určit, které aspekty je třeba zlepšit. Aspekty, které je třeba zlepšit, musí být ve vzájemném vztahu s očekávanými cíli procesu.
6. Přepracovat vylepšený proces
Nakonec je po provedení všech předchozích kroků nový vylepšený proces přepracován. Tento redesign lze provést se všemi informacemi, které byly získány v průběhu výše uvedených kroků. Přepracování nového procesu by se mělo zaměřit na dosažení cílů. Pokud je dosaženo očekávaných cílů, je analýza úspěšná a společnost bude fungovat efektivněji.
Výhody provedení procesní analýzy
Cílem provádění procesní analýzy je nepochybně nejen sběr dat a informací. Důležité je, že získané údaje a informace lze použít k provedení odpovídajících a nezbytných zlepšení v procesech. Jinak byste jen ztráceli čas, úsilí a prostředky.
Výhody, kterých lze dosáhnout použitím této metodiky, jsou:
- Zlepšit kvalitu procesů.
- Zvýšení efektivity společnosti.
- Snižte náklady na implementované procesy.
- Zjednodušte práci a činnosti.
- Zvyšte efektivitu a bezpečnost práce obecně.
Druhy procesní analýzy
Dva nejdůležitější typy procesní analýzy jsou:
- Analýza úloh procesu: Při analýze procesních úkolů je hlavním zaměřením činnost a úkoly, které lidé provádějí. Nejdůležitější věcí v této analýze jsou proto lidé nebo to, co dělají.
- Analýza zpracovaných produktů: Analýza produktu se zaměřuje na to, co lze s objektem udělat. Nejdůležitější věcí je předmět nebo to, co s ním lze udělat.
V analýze samozřejmě najdete pořadí kroků celého procesu. Tyto kroky a jejich odpovídající pořadí lze graficky znázornit pomocí konkrétní symboliky.
Pracovní list pro procesní analýzu
Obecně platí, že k provedení analýzy procesu můžete použít jednoduchý list, který musí obsahovat následující sloupce:
- Číslo: Zde je uvedeno číslo odpovídající každému z kroků procesu podle požadovaného pořadí.
- Kroky: Sloupec kroků se používá k záznamu a popisu každého z kroků, které je třeba v procesu dodržet.
- Tok: Symbolika použitá k vizualizaci toku procesu je umístěna ve sloupci toku.
- Počasí: V tomto sloupci se používá vhodná jednotka měření času k záznamu výkonu každého kroku.
- Grafické symboly: V této části je správné pořadí každého z kroků procesu znázorněno symboly.
List procesní analýzy bude znázorněn takto:
Na závěr uzavíráme, že procesní analýza je velmi užitečnou metodikou pro každou společnost, protože když je provedena adekvátní procesní analýza, je velmi snadné identifikovat a vyhodnotit všechny kroky, které jsou předmětem zlepšení procesů, které představují nějaký typ problému. Kromě toho pomáhá při rozhodování o implementaci redesignu procesů, které je třeba zlepšit, aby bylo možné dosáhnout cílů.