Obchodní dokument nebo obchodní dokument je titul, který se vydává písemně za účelem potvrzení obchodní nebo obchodní transakce provedené mezi dvěma stranami.
Proto se snaží písemně zaznamenat, co se stalo při operaci. V něm bude odhalena skutečnost, dohodnuté podmínky a jakékoli další zajímavé informace. Informace o částech se samozřejmě musí objevit jasně a podrobně.
Důvody pro použití a požadavky obchodního dokumentu
Existuje několik důvodů, proč je použít. Nejdůležitější jsou následující:
- První, již zmíněný, zaznamenává dohodu. To je zásadní, protože pokud bude vše v písemné formě, usnadní to práci soudců; v případě, že se obrátíte na soud. Proto je v obchodních vztazích lepší, aby vše bylo jasné a stručné.
- Druhým důvodem je záznam operace. Bez nich by z právního hlediska nebylo možné provádět účetní záznamy.
- Zatřetí, vztah mezi stranami je jasně stanoven písemně. Tímto způsobem jsou podrobně popsána práva a povinnosti každého z nich.
Pokud jde o požadavky obchodního dokumentu, jednalo by se o následující:
- Název, který definuje typ obchodního dokumentu.
- Datum vydání, platnost nebo datum vypršení platnosti.
- Číslo objednávky, které umožňuje jeho objednávání a ukládání.
- Údaje o účastnících se operace.
- Podrobné koncepty a množství. Obrázek musí být napsán písmeny a číslicemi.
- Koncept a podrobnosti transakce.
- Podpis stran nebo jejich oprávněných stran.
Druhy obchodních dokumentů
Pro obchodní dokument existují tři hlavní klasifikační skupiny.
- Zaprvé, v závislosti na tom, zda zasahuje veřejný notář (notář), máme soukromého a veřejného. V prvním případě je nutný pouze podpis stran a v druhém případě musí být vzneseny k veřejné listině.
- Na druhém místě by byly informativní a podpůrné. Rozdíl je v tom, že první obsahuje relevantní obchodní informace a druhý odráží peněžní platební transakci.
- Konečně bychom měli obchodovatelné a neobchodovatelné. První uvedené představují povinnost platby a lze je převést na hotovost. Kromě toho s nimi můžete obchodovat. Ty jsou pouze informační nebo transakční podporou.
Příklady obchodních dokumentů
Na závěr se podívejme na několik příkladů a na to, jak bychom je mohli klasifikovat.
- Dodací list nebo dodací list: Podrobně popisuje zboží dodané zákazníkovi a případně podmínky prodeje. Obvykle se jedná o krok před vystavením faktury. Bylo by to neobchodovatelné, soukromé a informativní.
- Faktura: Skládá se z dokumentu, který odráží prodejní a nákupní transakci a její podmínky. Bylo by to neobchodovatelné, soukromé a informativní.
- Kontrola: Umožňuje příjemci získat hotovost z banky plátce. Čelili bychom obchodovatelnému dokumentu, protože jej lze schválit. Také by to bylo soukromé a podpůrné (faktura je původní dokument).
- Účtenka: Jedná se o doklad o zaplacení dluhu a osvobozuje dlužníka částečně nebo úplně. Bylo by to neobchodovatelné, soukromé (i když to může být zveřejněno) a podpora, protože původní dokument by byl dokumentem dluhu.
- Posledním příkladem by byla jiná obchodní listina směnka.: Tím se liší od kontroly v tom, že má datum vypršení platnosti. Ten, kdo ji obdrží, ji nebude moci před tímto datem vyzvednout. Bylo by to obchodovatelné, soukromé a podpůrné.