Administrativní proces je soubor fází (plánování, organizace, řízení a kontrola), jejichž účelem je dosáhnout cílů společnosti nebo organizace co nejúčinnějším způsobem.
Jednoduše řečeno, administrativní proces se skládá z řady fází, které nám pomohou dosáhnout navrhovaných cílů. Administrativní proces je nepřetržitý. Nejde o provedení každé z etap a tím vše končí. Když jeden cyklus skončí, přejde na další. Obvykle se používá pro obecný cíl společnosti, konkrétní cíle nebo dokonce pro menší projekty.
Henri Fayol, byl tvůrcem administrativního procesu. Z toho vycházejí 4 fáze, které tvoří administrativní proces:
- Plánovat.
- Organizovat.
- Vést.
- Řízení.
Pro Fayol byly tyto čtyři fáze zásadní pro dobré manažerské řízení. Každý manažerský tým je musí zvládnout a vzít v úvahu pro jakýkoli projekt. Fayol však ve svých myšlenkách nikdy nebyl extrémní a v jeho díle si můžete přečíst, jak nechal prostor pro flexibilitu a přizpůsobení. Následovníci klasické teorie správy tak dokončují, zdokonalují a přizpůsobují administrativní proces různým typům společností, které se v posledních desetiletích zrodily.
Cíle společnostiPůvod správního procesu
Za vznik administrativního procesu vděčíme Henrymu Fayolovi. Kolem roku 1916, po 50 letech jako manažer těžební společnosti, vydal Fayol knihu „Administration Industrielle et Générale“. Ve španělštině by to bylo něco podobného jako „Průmyslová a obecná správa“.
V této knize vytvořil na základě svých zkušeností celou svou teorii. Fayol ve své práci zdůraznil různé úrovně řízení, administrativní funkce a seznam zásad správného řízení.
Za zmínku však stojí, že nejuznávanější ze všech jeho prací jsou jeho principy. Konkrétně 14 zásad pro správnou správu.
Charakteristika správního procesu
Administrativní proces má řadu charakteristik a zvláštností v závislosti na společnosti, která jej vyvíjí, zmiňujeme nejběžnější:
- Skládá se ze čtyř vzájemně propojených fází.
- Musí zachytit všechny cíle, kterých má být dosaženo.
- O tom musí být informováni všichni pracovníci, kteří se stanou součástí procesu.
- Jeho cílem je vytvořit plán pro co největší optimalizaci každé z akcí zahrnutých do administrativního procesu.
- Může ji používat jakákoli společnost bez ohledu na její vlastnosti.
- Provádí se v předem stanoveném časovém horizontu. Tímto způsobem nabízí určitou flexibilitu přizpůsobení okolnostem.
Fáze správního procesu
V definici jsme uvedli, že administrativní proces je tvořen řadou fází: plánování, organizace, řízení a kontrola. V této části je budeme rozvíjet a vysvětlovat. Samozřejmě je především vhodné vědět, jak jsou tyto dvě fáze odděleny:
- Mechanická fáze: Mechanickou fázi tvoří plánování a organizace. Dalo by se říci, že je to statická součást procesu.
- Dynamická fáze: Dynamická fáze je složena ze směru a kontroly. V tomto smyslu se slovo dynamický vztahuje k pohybu.
To znamená, že jakmile jsme to naplánovali a zorganizovali, musíme vykonat a pustit se do práce.
V každém případě je důležitější než rozlišovat mezi mechanickým a dynamickým znát různé fáze, které jej tvoří:
- Plánování: Pokuste se naplánovat úkoly, které mají být provedeny, a vyřešte příslušné otázky, které budou provedeny později.
- Organizace: Cílem je zjistit, kdo bude mít na starosti každý úkol, v jakém pořadí a jakou strukturu bude mít projekt při jeho provádění.
- Směr: Vedení nezodpovídá pouze za odesílání, ale také za pomoc, podporu a zásahy v případě jakéhokoli konfliktu, který vznikne při dosažení cílů.
- Řízení: Řízení je založeno na monitorování spolehlivých metrik, které vám umožní sledovat, zda bude dosaženo největších cílů.
Podívejte se podrobně na fáze administrativního procesu
Důležitost správního procesu
Administrativní proces hraje zásadní roli v řízení společnosti. Předpokládá se, že plán bude následovat po určité období, aby bylo možné dosáhnout cílů stanovených vedením.
Tímto způsobem umožní sledování všech fází stanovených v rámci správního procesu organizaci zvýšit stupeň efektivity při dosahování navrhovaných cílů. Tento proces bude znamenat snížení počtu spotřebovaných zdrojů. Z tohoto důvodu mohou být tyto ušetřené prostředky použity na jiné akce, které jsou pro společnost prospěšné.
Mezi výhody, které můžeme zvýraznit v administrativním procesu, upozorňujeme na následující:
- Umožňuje společnosti mít kdykoli budoucí plánování.
- Budou stanoveny akce, které mají být provedeny v každém z možných scénářů.
- Jasně stanoví cíle, které má určitá společnost v krátkodobém, střednědobém a / nebo dlouhodobém horizontu.
- Zdroje jsou optimalizovány na maximum
- Vyvarujte se zbytečných výdajů, o kterých se dříve nepočítalo.
- Může to vést ke zvýšení produktivity, protože zlepšuje koordinaci mezi členy týmu.
Nakonec je třeba poznamenat, že dokonale navržený administrativní proces zabrání tomu, aby se objevily události, které narušují schémata manažerů. V důsledku toho se sníží počet improvizovaných opatření, která mohou vést k rozhodnutím, která jsou škodlivá pro chod společnosti.
Příklad administrativního procesu
Předpokládejme například, že jsme horolezci. Naším cílem je dosáhnout vrcholu pěti nejvyšších hor světa. Cíl je jasný, ale potřebujeme postup, abychom dosáhli našich cílů co nejbezpečněji. Tedy bez ohrožení našeho zdraví.
Budeme tedy potřebovat postup k dosažení našeho konečného cíle: dosáhnout pěti vrcholů. I když je každý vrchol jiný, budeme zase sledovat řadu fází, abychom každý vrchol dosáhli (mezilehlé cíle). Tuto sérii fází, které jsou při dosahování cílů běžné, nazýváme administrativní proces.
V tomto smyslu musí každá společnost nebo organizace, která má v úmyslu dosáhnout cílů, použít administrativní proces. Bez administrativního procesu je velmi obtížné dosáhnout navrhovaných cílů. Téměr nemožné. Dokážete si představit, že vylezete na Everest, aniž byste měli cokoli naplánované, bez toho, abyste měli trénink a všechno bylo mimo kontrolu? Totéž se děje v podnikání.