Správa dokumentů - co to je, definice a koncept
Snižování nákladů je postup zabudovaný do DNA každé společnosti. Dnes musíme bojovat, abychom byli stále konkurenceschopnější. Procesy odlehčení, sázení na inovace, optimalizace zdrojů a využívání ICT (informační a komunikační technologie) jsou některé z klíčových bodů, které tvoří rejstřík podnikatelské příručky.
Jednou aplikací IKT ve světě podnikání je správa dokumentů, která snižuje náklady a čas.
Společnost zpracovává velké množství dokumentů, které jsou podle potřeby předávány z jednoho oddělení do druhého nebo v případě potřeby uloženy, aby je bylo možné v případě potřeby zachránit. Proto je zásadní mít pořadí řazení. Tyto dokumenty se hromadí stále více a více, zabírají prostor a dělají úkoly při registraci základním úkolem. Příliš mnoho papíru, který by bylo možné snížit pomocí automatizace, což by prospělo životnímu prostředí i samotné společnosti.
Řešení pochází z rukou ICT, pojďme se vyvíjet a elektronizovat papírování společnosti. Dobrá správa dokumentů nám kromě usnadnění přenosu a použití informací ušetří náklady a rizika jejich uložení.
Podívejme se blíže na to, z čeho se tato správa dokumentů skládá.
Správa dokumentů spočívá v outsourcingu úkolů spojených s firemními dokumenty. Za ně bude odpovědná společnost specializovaná na správu dokumentů.
Jaké služby nabízí společnost zabývající se správou dokumentů?
Nejprve uvolněte místo na polici. Uchovávejte ve svých skladech všechny dokumenty, které nejsou potřeba každý den, ale musí být uchovány. Že je jednoho dne budete potřebovat, můžete je mít bez problémů. Jsou klasifikovány tak, aby v případě potřeby byly snadno nalezeny.
Další výhodou je digitalizace vámi vytvořených dokumentů a jejich zavedení do databáze specializované společnosti, odkud můžete mít soubory kdykoli a snadno (klasifikované podle různých oborů) z libovolného autorizovaného terminálu a pracovat s rychleji.
Další službou, kterou společnosti pro správu dokumentů nabízejí, je bezpečné zničení již nepotřebných dokumentů. Může se to zdát jako jednoduchý úkol, ale pokud uvolníte místo, snižujete náklady a o to jde.
Stručně řečeno, vstup do správy dokumentů sází na racionalizaci procesů. V dnešní době je to čím dál důležitější, protože společnosti si uvědomují, že aby přežily tvrdou konkurenci, musí nejen inovovat konečný produkt nebo službu, ale také efektivněji využívat vlastní strukturu.
