Organizace projektu je ta činnost, která umožňuje provádět seskupení lidských zdrojů společnosti do nejvhodnějších úkolů. To vše za účelem dosažení společného cíle.
Organizace projektu tedy spočívá v organizování lidí a jejich přiřazování k určitým projektům podle jejich kvalit.
Tento úkol obvykle provádí projektový manažer. Stejným způsobem musíte efektivně a efektivně spravovat potřebné zdroje. Tímto způsobem jsou vedení a organizace úzce propojeny.
Důležitost organizace projektu
Aby bylo možné projekt provozovat efektivně, musí být řádně organizován. Toto, které se zdá jednoduché, je ve společnostech běžným problémem. Pokud přesně nevíme, co chceme a jak použijeme zdroje k jeho získání, organizace bude neúspěchem. Proto je důležitá dobrá organizace.
Z výše uvedených důvodů musí tento aspekt zahrnovat školení projektových manažerů. Je nezbytné naučit je organizovat, aby bylo možné je později nasměrovat. Jedním ze způsobů, jak správně rozdělit různé zdroje v každém úkolu, je dobrý organizační plán. V další části uvidíme, z čeho se skládá.
Plán organizace projektu
Plán řízení se zaměřuje na všechny činnosti prováděné společností, avšak organizační plán tak činí především na lidský faktor. Protože hlavní věcí je postavit každého člověka do nejvhodnějšího úkolu. Proto je vhodné postupovat podle následujících kroků:
- Nejprve musíme mít jasno v tom, koho máme: Musíte udělat soupis lidských zdrojů s jejich silnými a slabými stránkami. Protože potřebujeme vědět, v čem jsou všichni dobří, abychom je mohli přiřadit na nejvhodnější pozici.
- Na druhou stranu musíte udělat totéž s úkoly: Projekt musí být rozdělen na nejmenší části. To vyžaduje souhlas zbytku zúčastněného personálu. Jakmile je máme, můžeme vytvořit tabulku podvojného záznamu s oběma proměnnými.
- Za třetí, každé osobě musí být přidělen úkol: K tomu musíme vědět, kdo je pro každou činnost nejvhodnější. Zde musíte vzít v úvahu vaše akademické vzdělání, vaše profesionální zkušenosti a samozřejmě vaše osobní motivace v práci. V tomto okamžiku lze použít techniku přiřazování úkolů, jako je maďarská metoda.
- Nakonec je nutné stanovit termíny dokončení, zohlednění možných zpoždění a vhodnou formu kontroly.Jakmile je tedy každý úkol proveden, lze vidět, zda došlo k odchylkám od plánovaného. Jak uvidíme níže, v tomto kroku je zásadní organizační schéma.
Organizační schéma v organizaci projektu
Co je organizační schéma? Organizační schéma je graf, který umožňuje sledovat strukturu společnosti a vědět, kdo je kdo. Projektový manažer musí mít hluboké znalosti o stávajících zaměstnancích, jeho cílem je být schopen organizovat a správně to provádět, úkoly a osoby odpovědné za jejich provádění.
V tomto smyslu máme vertikální, hierarchické nebo lineární organizační schémata, kdy je jasná autorita a centralizace rozhodování. Na druhou stranu máme horizontální nebo kruhové, ve společnostech s více rozmazanou autoritou. Máme také další typy, například analytické, které nám umožňují znát procesy, nebo matici, která je užitečná pro strukturování organizace podle procesů nebo projektů.
Příklad organizace projektu
Představme si, že chceme provést projekt. Projekt je založen na založení a založení společnosti. Například poradenská firma v oblasti počítačového inženýrství.
Nejprve se ředitel setká s propagujícími partnery projektu.
- Na jedné straně společně připravují cíle, kterých má být dosaženo, a nezbytné úkoly. To vše by mělo být písemné a co nejpodrobnější. Zajímavou technikou je takzvaný „brainstorming“, který spočívá v vyslovení všech myšlenek, které přijdou na mysl, a následném filtrování.
- Poté musíte vědět, kdo máme, kromě promotérského týmu. Za prvé, úkoly, které budou vykonávat, a za druhé, zaměstnanci, které přijmeme. Musíte také znát typ smluv, které navrhneme, a odměnu, která má být přijata.
- V dalším kroku je čas rozdělit úkoly a výše uvedená maďarská metoda může pomoci. Počítačové služby vyžadují postup od návrhu po programování a konečný výsledek. Užitečným nástrojem jsou proto diagramy PERT, které umožňují najít kritické cesty každého procesu.
- Nakonec musíte vypracovat plán organizace projektu. To spočívá v písemném vyjádření všech výše uvedených skutečností. Kromě toho stanovíme způsob kontroly prostřednictvím zpětné vazby a způsob, jak opravit odchylky. To vše, aniž bychom zapomněli na vhodný pohotovostní plán pro nepředvídané události.