Řízení projektu je proces, který zajišťuje, že je projekt vyvíjen od začátku do konce se všemi přidělenými prostředky a v naplánovaném čase.
Projektové řízení je disciplína, která se naučila hlavně ze zkušeností. Na rozdíl od toho, co se obecně děje s řízením podniku, neexistuje tolik související bibliografie.
A je to tak, že projekty mohou mít různou povahu; obchodní, environmentální, právní, vzdělávací atd. a pro každou oblast existují omezení a faktory, které by mohly ovlivnit, aby projekt prošel změnami v jeho původním návrhu, prodloužení v čase nebo ve zdrojích.
Funkce řízení projektu
Je těžké na to poukázat v definici, ale dalo by se to zjednodušit následujícím způsobem.
Projekt má cíl, který musí být rozdělen na několik konkrétnějších. Ano, velmi podobné vyšetřování, ale v tomto případě musí pro každý konkrétní cíl existovat alespoň následující součásti:
- Čas provedení.
- Cíl provedení.
- Přidružené zdroje.
- Harmonogram provádění (například od března do prosince, včetně všech dní mimo pracovní dobu, jako jsou svátky a svátky).
- Monitorovací ukazatele.
- Odpovědný za tento cíl.
Velmi užitečným nástrojem pro řízení projektu je Ganttův diagram, který umožňuje graficky vizualizovat projekt a barevně distribuovat jednotlivé fáze.
Dalším velmi důležitým bodem je trvalé monitorování a pohotovostní plán pro každý případ.
Při navrhování projektu je dobré sestavit seznam možných rizik a opatření, která by měla být přijata, pokud mají být realizována. To vám umožní rychle jednat bez improvizace.
Neustále sledujte aktivity a rozpočet
Provádění činností musí být v souladu s dosavadním procentem rozpočtu, proto je důležité stanovit etapy. Například projekt se třemi fázemi:
- 1: Od března do června 30% činností a 20% rozpočtu
- 2: Od června do září 50% činností a 50% rozpočtu
- 3: Od října do prosince 100% aktivit a 100% rozpočtu
Vezmeme-li v úvahu výše uvedené, bylo by nebezpečné, kdyby například ve fázi 2 bylo provedeno pouze 40% činností a přesto by bylo vynaloženo 50% rozpočtu. To ponechá 10% snížení zdrojů, které je třeba během cesty upravit, takže projekt bude zranitelný vůči dalším změnám.
Dalším příkladem tohoto příkladu je, že poslední čtvrtletí má velmi agilní a intenzivní provedení, protože polovina projektu je vyvinuta, a proto je velmi důležité jej sledovat.
Obecně existuje tendence myslet si, že projekty mají přiměřené provedení. To znamená, že činnosti jsou rovnoměrně rozloženy po celé období, ale ve skutečnosti to bude záviset na typu prováděného projektu.
Jde-li o vzdělávací projekt, logicky by to mělo být přizpůsobeno měsícům, ve kterých jsou studenti ve škole, přičemž prázdninové měsíce by měly být volné nebo s méně aktivitami.
Další důležitý příklad souvisí s počasím. Například stavební projekty mají v zimních měsících zpoždění, protože deště nebo chlad způsobují změny a mimořádné události.
Stručně řečeno, projektový management vyžaduje předchozí zhodnocení ve finanční, technické, environmentální, právní a komunikační oblasti, aby bylo možné zjistit, jaký dopad bude mít na životní prostředí nebo jaké rány by mohl utrpět během jeho vývoje.
Proto jsou projekty pokaždé tvořeny multidisciplinárními týmy, které přispívají znalostmi z různých oblastí s cílem snížit nejistotu a dosáhnout požadovaného provedení v plánovaném čase. To by nakonec bylo úspěšné řízení projektů.
