Eisenhowerova matice je grafické znázornění, které zobrazuje úkoly čekající na provedení, ale dělá je tak, že je klasifikuje podle stupně důležitosti těchto úkolů. Tímto způsobem je umožňuje uspořádat je podle úrovně důležitosti.
Eisenhowerova matice je grafické znázornění, kde je zobrazen dvouosý kvadrant. Tyto osy ukazují stupeň důležitosti a naléhavost požadovanou pro každý úkol. V tomto smyslu nám kvadrant pomáhá klasifikovat úkoly v závislosti na stupni jejich důležitosti a dodacích lhůtách. Zároveň to však umožňuje organizaci práce, takže na první pohled můžeme zorganizovat všechny čekající práce.
Eisenhowerova matice se skládá ze čtyř bloků.
Jeho klasifikace, jak jsme řekli, stanoví úkoly na základě naléhavosti, kterou tento úkol vyžaduje, a také na jejich důležitosti.
Jak je navržena Eisenhowerova matice?
Musíme vědět, že Eisenhowerova matice, jak jsme řekli, se skládá ze čtyř kvadrantů.
V prvním kvadrantu jsou nejdůležitější i urgentní úkoly. V tomto smyslu mluvíme o nejdůležitějších projektech, které vyžadují větší pozornost a naléhavost při jejich provádění. Toto jsou prioritní úkoly při provádění.
Ve druhém kvadrantu by byly úkoly, které jsou důležité a vyžadují méně naléhavosti. Kvadrant, který zahrnuje úkoly, které mají být prováděny v delším časovém období, ale který vyžaduje velkou pozornost, takže tento kvadrant nám může pomoci být při práci proaktivní. Tyto úkoly musí být naplánovány s cílem prevence.
Na druhé straně ve třetím kvadrantu máme ty úkoly, které, i když to není důležité, vyžadují větší naléhavost. V tomto smyslu musíme být opatrní, abychom tyto úkoly neumisťovali do prvního kvadrantu. Stanovuje ty, které jsou navzdory naléhavosti, kterou vyžadují, méně důležité. Ty mohou být delegovány na jiné lidi.
Čtvrtý kvadrant je tvořen úkoly, které nejsou naléhavé ani důležité. V tomto smyslu mluvíme o nejméně důležitém kvadrantu matice. Když se věnujeme těmto úkolům, musíme vědět, že je to poslední, jimž je věnována pozornost. Ty mohou být v mnoha případech vyloučeny.
Chcete-li získat více vizuální představu, je uveden příklad toho, jak by vypadala Eisenhowerova matice:
Jak funguje Eisenhowerova matice?
Musíme vědět, že jako každá matice má Eisenhowerova matice specifickou funkci definovanou autorem, která nám pomáhá vytvořit její matici a správně ji používat.
V tomto smyslu, jak ukazuje jeho grafické znázornění, máme čtyři kvadranty uspořádané do dvou os, které měří stupeň důležitosti a naléhavosti všech našich úkolů.
První kvadrant, jak ukazuje jeho definice, bude zahrnovat ty úkoly s nejvyšší prioritou, které nám určitým způsobem pomáhají dosáhnout těch prioritních cílů, které budou určovat dosažení našich cílů. Do tohoto kvadrantu proto zahrneme krize vyžadující okamžité řešení, problémy vyžadující rychlé řešení, důležité projekty, které mají větší význam.
Zadruhé, druhý kvadrant se zaměřuje na tyto důležité, ale ne naléhavé činnosti. V tomto smyslu zahrneme úkoly spojené s pozorováním nových příležitostí, budováním vztahů a dalšími důležitými úkoly, které však nevyžadují naléhavost.
Zatřetí, máme třetí kvadrant, který zahrnuje úkoly, které nejsou důležité, ale které vyžadují naléhavost. V tomto kvadrantu budeme mimo jiné zahrnovat telefonní hovory s klienty, e-maily, schůzky, institucionální aktivity.
Na čtvrtém a posledním místě máme čtvrtý kvadrant. Integruje úkoly, které nejsou ani důležité, ani naléhavé, takže mu nepřikládáme větší význam, než jaký již má. Tento kvadrant může zahrnovat aspekty, jako je dlouhodobé snídaně v kanceláři, některé hovory, které ničím nepřispívají, e-maily, které nemají nic společného s pracovní činností, mimo pracovní činnosti.
S těmito čtyřmi kvadranty a řádným uspořádáním úkolů je cílem, aby pracovník zvýšil svou produktivitu a efektivitu.
Cíle Eisenhowerovy matice
Jak jsme řekli, existuje řada cílů, které je třeba splnit při implementaci uvedené matice.
V tomto smyslu bychom mohli zahrnout následující cíle, například ty, které sleduje zejména tato matice:
- Zvýšená produktivita.
- Vyšší účinnost a efektivita při správě úkolů.
- Dosáhněte cílů včas.
- Lepší organizaci práce.
- Větší soustředění na prioritu.
- Krizový štáb.
- Disciplína.
- Řízení.
- Pohled.
Mezi mnoha dalšími cíli, kterých lze dosáhnout implementací uvedené matice.
