Plánování je prvním krokem v administrativním procesu. Plánování spočívá v definování strategií, které pomáhají dosáhnout dříve stanovených cílů.
Plánování je v zásadě nástrojem používaným v managementu ke stanovení cílů a výběru prostředků k jejich dosažení. To umožňuje sledovat konkrétní a definovaný postup. S plánováním můžete určit, co se bude dělat, jak se to bude dělat, kde a kdy se to bude dělat a kolik nás to bude stát.
Podobně nám tento plánovací nástroj umožňuje v současné chvíli rozhodnout, co budeme dělat v budoucnu. Nejprve je definován problém, poté je analyzována minulost a je sestaven plán, kterým se musíme řídit.
Kroky plánování
Každá společnost nebo organizace skutečně existuje, aby dosáhla konkrétního cíle. Mise proto musí ospravedlnit důvod, proč je společnost v současné době. Zatímco vize naznačuje, čím společnost doufá v budoucnost.
Jasná definice poslání, vize a hodnot společnosti tedy určuje typ klientů, kterým slouží, produkty, které nabízí, a potřeby, které uspokojuje. Plánování musí být v souladu s těmito základními aspekty organizace.
Hlavní kroky, které je třeba dodržet v procesu plánování, jsou:
1. Posuďte současnou situaci
Nejprve by posouzení situace mělo zahrnovat analýzu faktorů nejdůležitějších pro společnost. Těmito faktory mohou být ekonomické ukazatele, tržní trendy, konkurence a zdroje, které společnost má.
To znamená, že plánování vychází z prostředí organizace. Tím se stanoví účel společnosti a definují se krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé cíle, kterých se očekává dosažení. Snažit se využívat příležitostí a vyhnout se hrozbám z prostředí.
2. Definice cílů a záměrů
Zadruhé, cíle a cíle definují nejdůležitější věci, kterých se organizace snaží dosáhnout v krátkodobém, střednědobém a dlouhodobém horizontu. Cíle musí být jasně definovány, proto musí být realistické, měřitelné a relevantní pro organizaci.
Cíle jsou samozřejmě společnými body, pro které musí všichni zaměstnanci společnosti pracovat. Stát se klíčovými body, které řídí akce a aktivity lidí.
3. Připravte akční plán
Za třetí, má-li být cílů dosaženo, je nutné definovat akční plán. Akční plán uvádí konkrétní činnosti, které je třeba provést, aby byly splněny cíle. Těmito konkrétními akcemi mohou být také strategie nebo taktiky, které je třeba provést, aby byly splněny účely plánu.
4. Alokace zdrojů
Za čtvrté, zdroje potřebné k provedení plánu mohou být lidské, finanční, fyzické a materiální. Tyto zdroje musí být přiřazeny v souladu s akcemi nebo činnostmi obsaženými v plánování.
Tyto zdroje bude jistě nutné efektivně organizovat v procesu plánování. Podobně musí být během provádění plánu udržován kontrolní proces.
5. Proveďte plán
Za páté, provedení zahrnuje uvedení akčního plánu do praxe. K tomu je nutné delegovat autoritu, stejným způsobem přiřadit úkoly a odpovědnosti k dosažení cílů plánu. Po celou dobu provádění plánu lze podle potřeby poskytovat zpětnou vazbu.
6. Ovládání
Nakonec je v procesu plánování nutná kontrola, aby bylo možné dosáhnout cílů. Z tohoto důvodu je třeba sledovat, jak jsou činnosti prováděny a jak je dosahováno cílů.
Zásady plánování
Nejdůležitější zásady plánování jsou:
1. Přesnost
Při provádění plánovacího procesu by měl být především co nejjasnější a nejpřesnější. Protože plán musí vést konkrétní kroky, které mají být provedeny. Proto musí být co nejkonkrétnější, aby nebyl rozptýlený nebo příliš obecný. Tímto způsobem bude možné dosáhnout toho, aby bylo cílů dosaženo efektivně a efektivně.
Stejně tak se přesnost vyhýbá improvizaci nebo neurčitosti při provádění. Aby plán fungoval, musí být založen na skutečných datech a na přesném a přesném uvažování.
2. Flexibilita
Organizace se samozřejmě neustále mění, takže plánování musí být flexibilní, aby se dalo snadno přizpůsobit změnám. Proto musí být schopen přizpůsobit se změnám, ke kterým může dojít po vypracování plánu.
Ve skutečnosti musí mít každý plán rezervu v nepředvídaných situacích. Nalezení nových pokynů pro akce, které umožňují přizpůsobit se novým situacím.
3. Jednota
Je důležité si uvědomit, že ačkoli je každému oddělení organizace přiřazen konkrétní cíl nebo cíl, celý plán je zaměřen na dosažení společného cíle. To znamená, že i když pro každou jednotku existují konkrétní plány, všechny musí být koordinovány s obecným plánem.
Všichni musí být jistě dokonale integrovaní, aby bylo dosaženo odpovídající koordinace funkcí, zdrojů a činností. Pouze tímto způsobem je možné dosáhnout cílů.
4. Proveditelnost
Na druhé straně by plán neměl být tak ambiciózní, aby ho nebylo možné dosáhnout. Ale ne tak optimistický, že se zdá, že je velmi snadné ho dosáhnout. Doporučuje se provést plán přizpůsobený podmínkám a potřebám organizace.
Plánování musí být samozřejmě realistické, proto musí být připraveno v souladu s realitou, zkušenostmi a zdroji, které společnost má.
Funkce plánování
Hlavní charakteristiky plánování jsou:
- Je to nástroj používaný k důležitým rozhodnutím v organizaci.
- Proces plánování se snaží optimalizovat dosažení cílů.
- Snaží se přizpůsobit cíle podle potřeb společnosti a zdrojů, které má k dispozici.
- Definuje konkrétní opatření, která jsou v současnosti realizována k dosažení budoucích cílů.
- Plánování je racionální a promyšlený proces.
Typy plánování
Mezi typy plánovacích procesů najdeme:
1. Strategické
V každém případě je strategické plánování tím, co definuje akční pokyny obecného plánu organizace. Provádějí to vyšší manažeři společnosti. Zahrnuje celou společnost, obecně jsou stanoveny a definovány střednědobé a dlouhodobé cíle.
2. Taktické
Na druhou stranu taktické plánování zahrnuje konkrétní plány pro každou jednotku nebo oddělení a jsou podřízeny strategickému plánu. Jedná se o velmi podrobné plány, protože řídí postup každého oddělení. Proto se mu také říká funkční plánování.
Obvykle obsahuje podrobný plán pro každou oblast řízení společnosti a je vždy podřízen obecnému plánu společnosti. Jsou také spojeny s krátkodobými rozhodnutími.
3. Provozní
Obvykle se jedná o krátkodobé plány úzce související s taktickým plánováním. Jedná se o akce a činnosti, které musí být prováděny na nejnižších úrovních obchodní organizace.
Tímto způsobem operační plánování určuje, jak jsou alokovány zdroje k provedení plánu. Jedná se o krátkodobé plánování pro každou operační oblast. Stanoví kroky, které je třeba dodržet, a časy, ve kterých je třeba je splnit.
Závěrem lze říci, že proces plánování je pro společnost zásadní pro dosažení vysoké úrovně výkonu. Prostřednictvím plánování jsou definovány cíle a cíle, jejichž dosažení se očekává. K tomu lze navíc zvolit nejvhodnější prostředky. Bez plánu nelze adekvátně spravovat lidské, finanční a materiální zdroje, které společnost vlastní.