Fáze administrativního procesu jsou plánování, organizace, řízení a kontrola.
V tomto příspěvku budeme rozvíjet a vysvětlovat fáze administrativního procesu. Jak je naznačeno v konceptu administrativního procesu, musíme rozlišovat mezi fázemi a fázemi. Mechanická fáze (plánování a organizace) a dynamická fáze (směr a řízení).
Je velmi důležité porozumět každé fázi postupně. Všechny fáze jsou důležité a vzájemně spolu souvisí.
Přehled fází správního procesu
Abychom tomu ještě lépe porozuměli, připravili jsme tento přehled administrativního procesu:
1. Plánování
Plánování se skládá z té části, která odpovídá za to, jak se něco bude dělat. To znamená odpovědět na otázky jako:
- Čeho chceme dosáhnout?
- Co musíme udělat, abychom dosáhli svého cíle?
- Kdo bude mít na starosti každou část procesu k dosažení cíle?
- Kdy a za jakých podmínek bude každá akce provedena?
- Jaké zdroje potřebujeme?
- Kde můžeme získat zdroje?
- Jaké jsou náklady na tyto zdroje?
- Jaké druhy neúspěchů můžeme mít a jak je vyřešíme, pokud nastanou?
- Co uděláme, když čelíme neúspěchu, který jsme nepředvídali?
Stručně řečeno, jde o všechno, o čem se musíme rozhodnout, než začneme. Bez plánování budeme běžet bezcílně. A jak to víme, vůbec nevadí běhat velmi rychle, pokud nemáme plán.
2. Organizace
Jakmile jsme provedli plánování, je čas se zorganizovat. Jedná se, jednoduše řečeno, o rozdělení úkolů. Nějak dávají smysl všem otázkám, na které jsme se ve fázi plánování pokusili odpovědět. V této fázi správního procesu je třeba vyřešit několik otázek:
- V jakém pořadí se postaráme o úkoly?
- Kdo bude mít na starosti každý úkol?
- Budeme provádět úkoly společně nebo bude každý mít na starosti jednu věc?
- Budeme je činit při rozhodování demokraticky?
- Bude hierarchie horizontální nebo vertikální?
Ačkoli se tyto otázky mohou zdát jako součást plánování, zde se zaměřujeme na získání konceptu napříč. To znamená, že je to část, která určuje, jak je vše organizováno. To znamená, že když běží, jaké organizační zásady jsou dodržovány.
3. Adresa
Vedení, na rozdíl od toho, co si mnoho lidí myslí, nemusí mít na starosti jedinou osobu. Mohlo by to také řídit řídící skupina. Vedení je však odpovědné za pomoc, intervenci, podporu nebo motivaci prováděné práce.
Například ředitelé mají na starosti ovlivňování členů projektu. Buď jim pomáhat, dávat jim alternativy, nebo předcházet konfliktům mezi různými částmi organizace.
4. Ovládání
Řízení je konkrétně definováno jako monitorování výsledků a jejich měření pomocí spolehlivých metrik. Na základě zavedených metrik se tedy organizace pokusí sledovat aktivity, aby zjistila, zda je plánovaný plán dodržován.
Řekněme například, že váš roční prodejní cíl je 10 000. V plánu je stanoveno, že v měsíci lednu je za účelem dosažení cíle třeba uskutečnit 1 000 prodejů. Kontrola, zda jsou tyto mezilehlé cíle dodržovány, nám pomáhá kontrolovat, zda je splněn hlavní cíl.