Mapa procesu je diagram, který umožňuje graficky zobrazit všechny procesy prováděné v rámci organizace a jejich vzájemné vztahy.
Diagram jistě umožňuje sledovat všechny procesy, které jsou vyvíjeny v rámci společnosti. Stejně tak fáze, které tvoří každý z procesů konkrétním způsobem. Tímto způsobem se získá společná vize všech aspektů souvisejících s každým procesem.
Kromě toho můžete vidět všechny vzájemné vztahy mezi fázemi každého procesu. Stejně jako vazby mezi všemi procesy, vše se odráží v jediném grafu, který je mapou procesu.
Jinými slovy, grafika představuje obecnou vizualizaci systému, jak je organizována celá společnost. To prostřednictvím svých procesů a vzájemných vztahů.
Kroky k vytvoření mapy procesu
Nejdůležitější kroky k vytvoření mapy procesu jsou:
1. Vymezení procesů
Jak všichni víme, proces může být velmi rozsáhlý, takže je vhodné provést správné vymezení. To znamená, že při vymezení procesu je třeba vypracovat schéma, které shromažďuje všechny prvky systému, které mají být zastoupeny. Schéma umožňuje, aby byl tento rozsáhlý proces zobrazen jednoduše a jasně.
2. Identifikace prvků
Na druhé straně je prvkem vše, co může ovlivnit proces a systém jako celek. Mohou to být aspekty, jako je infrastruktura společnosti, stejně jako prvky, které jsou potřebné při vstupu a výstupu každého procesu. Mapa procesu zobrazuje všechny tyto prvky a vztahy, které jsou mezi nimi vytvořeny.
3. Identifikace provozního vedení
Podobně identifikace provozního nebo funkčního vedení umožňuje sledovat posloupnost, kterou je třeba dodržet při provádění každého procesu. Z tohoto důvodu je v procesní mapě možné stanovit strukturu a trasy, které je třeba dodržovat v provozní linii.
4. Přidejte podpůrné procesy
Procesy podpory mohou samozřejmě pomoci provozu provozní a řídící linky. Všechny podpůrné procesy pomáhají zlepšovat výkon celého systému, a proto je nutné je přizpůsobit provozní linii. Procesy podpory jsou obecně administrativní činnosti.
5. Přidejte procesy, které ovlivňují systém
Spíše existují procesy v organizaci, které mohou ovlivnit výkon celého systému. V tomto kroku jsou tedy v procesu přidány všechny funkční orgány, které ovlivňují celý systém. Mohly by to být oblasti, jako je zpětná vazba a kvalita, které obecně ovlivňují celý proces.
Proč se vytváří mapa procesu?
Vypracování procesní mapy může společnosti přinést mnoho výhod, nejdůležitější jsou:
- Zjistěte, jak se v současné době v organizaci vyvíjejí úkoly a pracovní místa.
- Zvyšte kvalitu všeho, co se ve společnosti děje.
- Vylepšete procesy, které se v organizaci provádějí.
- Vytvářejte a vyvíjejte nové a různé způsoby práce, zvláště když prožíváte období krize.
- Změřte a vyhodnotte, co se děje. Poté s výsledky posílejte akce a výkon.
Symbolika používaná v procesních mapách
Na mapě procesu se používá velké množství symbolů a každý z nich má svůj význam. Mezi nejpoužívanější symboly patří:
1. Šipky
Ve skutečnosti šipky označují směr sledovaný v tokech. Pomáhá číst vývojový diagram, protože udává směr procesu. Například zleva doprava nebo shora dolů.
2. Obdélníky
Vzhledem k tomu, že obdélníky představují funkci, kterou je třeba provést a provést. Používá se velmi často, protože ukazuje akci, operaci nebo úkol, který je třeba provést.
3. Ovály
Na druhou stranu, ovály označují začátek nebo konec procesu. Jsou to body vývojového diagramu, které označují, kde začínáte a kde končíte. Obvykle existuje pouze jeden začátek, ale pro každý krok mohou mít více koncových bodů.
4. Diamanty
Stejně tak diamanty představují důležitý bod, ve kterém je třeba učinit rozhodnutí. Z tohoto obrázku obecně vycházejí šipky označené ano nebo ne. Z každého diamantu samozřejmě vychází pouze jedna šipka.
Jinými slovy, za každým rozhodovacím bodem následuje šipka označená ano nebo ne. Další možností může být pravda nebo nepravda.
5. Paralelogram
Podobně použití paralelogramu odráží vstupy a výstupy procesů v vývojových diagramech.
Typy procesů
Procesy, které lze vizualizovat v mapách procesů, jsou:
1. Klíčové procesy
V první řadě jsou klíčové procesy orientovány na přidanou hodnotu. Proto přímo souvisejí se zbožím a službami nabízenými společností. Výsledek těchto procesů proto klient přímo ocení.
Tyto procesy jsou samozřejmě klíčové, protože mnoho funkčních oblastí zasahuje, aby bylo možné je provést, a proto vyžadují více zdrojů.
Kromě toho se jedná o procesy, které pomáhají dosáhnout cílů, zavést zásady, používat strategie a zajistit obecný chod společnosti.
2. Strategické procesy
Zadruhé, strategické procesy zavádí vyšší management, protože definují, jak organizace funguje a jak se generuje hodnota. Slouží jako podpora zejména při rozhodování o strategickém procesu. Strategický proces zahrnuje plánování, implementaci strategie a neustálé zlepšování organizace.
3. Procesy podpory
Za třetí, podpůrné procesy podporují klíčové procesy a strategické procesy. Jsou zásadní pro dosažení cílů všech procesů a systému společnosti obecně.
Nakonec můžeme dojít k závěru, že mapa procesu je nezbytná pro globální vizi fungování organizace a všech jejích procesů. Pomáhá pochopit a jasně definovat funkce a aktéry, kteří je provádějí. To vše s ohledem na organizaci jako na řízení procesů, které jsou vzájemně propojeny, aby bylo dosaženo konečného výsledku.