Formální organizace je organizace, která je plánována a která stanoví soubor pravidel, struktur a postupů, které umožňují objednávat činnosti organizace.
Formální organizace je založena na dělbě práce, definici různých úrovní autority a vytvoření komunikačních kanálů mezi pracovníky.
Jeho struktura a pokyny jsou plánovány správci organizace a obvykle se odrážejí v dokumentech, normách, procesech a organizačních schématech.
Vztahy mimo formální organizaci se považují za neformální organizaci vznikající spontánně mezi spolupracovníky.
Složky formální organizace
- Dobře definovaný soubor pravidel a postupů: Které jsou dříve navrženy za účelem dosažení nějakého cíle nebo cíle.
- Cíle a strategie: Jsou definovány krátkodobé a dlouhodobé cíle spolu se strategiemi k jejich dosažení.
- Symbolický stav: Struktura dává členům určitý status podle jejich polohy a relativní síly.
- Definované činnosti: Organizace definuje činnosti každého člena organizace. Povinnosti a limity jsou stanoveny.
- Komunikační kanály: Jsou definovány komunikační kanály, které musí být v souladu s hierarchií a postupy organizace.
- Koordinační postupy: Jsou definovány postupy a mechanismy pro koordinaci činností různých členů organizace.
Původ formální organizace
Původem tohoto typu organizace je návrh vytvořený vlastníky a správci, kteří se snaží definovat strategie pro úspěšné dosažení svých cílů.
Tuto organizaci definují alespoň tři klíčové prvky:
- Odbor práce: Spočívá v rozdělení práce na několik základních činností, aby se pracovníci mohli specializovat a byli tak produktivnější.
- Oddělení: Skládá se z vytvoření různých oddělení ve stejné organizaci tak, aby každý z nich byl zodpovědný za určitou činnost nebo cíl. Například: marketingové oddělení nebo oddělení public relations. Jak organizace roste, oddělení se stávají složitějšími a obvykle se vytvářejí jižní oddělení nebo subdivize.
- Řízení: Skládá se z vytvoření mechanismů ke kontrole a měření rozvoje činností organizace.
Vztah mezi neformální a formální organizací
Neformální organizace může doplňovat nebo posilovat formální organizaci prostřednictvím dobrých vztahů a spolupráce mezi členy organizace. Neformální organizace však může oslabit i formální. K tomu dochází, když závist, nepřátelství nebo když je neformální role silnější než ta formální.
Příkladem, kdy se formální neshoduje s neformálním, je situace, kdy podle zavedené organické struktury existuje vedoucí oddělení, ale v praxi se každý řídí myšlenkami a pokyny jiné osoby, která, i když nemá postavení šéf, má velmi silnou osobnost a vedení.
Formální příklad organizace
Na následujícím obrázku vidíme organizační schéma navržené jako součást formální organizace společnosti:
