Automatizace kanceláře je kombinací hardwaru a softwaru pro vývoj, automatizaci a digitální záznam informací, které kancelář potřebuje ke správnému provedení procesů a metodiky.
Kancelářská automatizace se zrodila na konci 40. let, ale vyvinula se kolem 70. let 20. století. Zavedení textových procesorů, které nahradily psací stroje v kancelářích, mělo hodně co do činění s jeho původem.
Charles Simonyi byl tvůrcem kancelářské automatizace v roce 1948 zavedením Microsoft Office ve spolupráci s Richardem Brodiem.
Nepochybně je tento koncept vždy zmiňován a souvisí s kancelářskou prací a nástroji používanými k jejímu provádění.
Byla to velmi inovativní změna. V tomto smyslu tento proces sloužil k zefektivnění kancelářské práce a byly také vytvořeny nové možnosti pro její provedení. Ruční činnosti, které byly v té době hlavními, byly nahrazovány a některé byly automatizovány.
Administrativní postupy, plánování schůzek, zavedení internetu, používání počítačů a různých procesorů a kancelářských komponent se dostaly do centra pozornosti, aby zefektivnily všechny úkoly.
Základní nástroje kancelářské automatizace
Jedná se o nejvýznamnější:
- Textové procesory: Široce se používá v kancelářské práci.
- Kalkulačky: Komponenty, které zefektivňují všechny procesy účtu a čísla související s prováděnými úkoly.
- Programy pro správu tiskáren: Bezpochyby důležitý objekt v každé kanceláři, který potřebuje převést virtuální dokumenty na fyzické.
- Programy pro zasílání rychlých zpráv: Velmi užitečné pro komunikaci mezi pracovníky a přenos okamžitých informací.
- Databáze: Velmi důležité zaznamenávat údaje týkající se společnosti, organizace nebo projektu.
- Tabulky: Něco široce používaného například k zaznamenávání faktur nebo k udržování aktualizované správy účtů.
- Faxové přístroje: Stejně jako tiskárny, i faxy jsou široce používány v kancelářích, někdy jsou obě součásti součástí stejného zařízení.
Automatizace kanceláří byla velkým pokrokem v kancelářské práci.
Příklad automatizace kanceláře
Programy jako Excel, Word, PowerPoint způsobily revoluci ve způsobu práce. Tyto programy jsou součástí kancelářské sady Office. Toto prodává společnost Microsoft. Existují však podobné balíčky kancelářské automatizace, které nemají žádné náklady.
Kromě toho se samozřejmě ostatním zmíněným zařízením podařilo automatizovat procesy a vyvinout agilnější metodu provádění kancelářských úkolů.
