Digitalizace je proces, při kterém se analogové procesy a fyzické objekty převádějí do digitálního formátu.
Jinými slovy, digitalizace je postup, kterým lze určité operace začít provádět prostřednictvím digitálních médií, jako jsou počítače nebo smartphony, obvykle pomocí připojení k internetu.
Podobně digitalizace označuje změnu formátu článků nebo dokumentů z fyzického na digitální. To znamená, že soubory již nejsou na papíře pro přesun na obrazovku.
Digitalizace, stojí za to objasnit, je proces, který neprovádějí pouze společnosti nebo instituce. Jedná se spíše o změnu ve způsobu, jakým lidé spravují všechny druhy informací, od finančních nebo bankovních až po soubory s fotografiemi, které již nejsou vytištěny a vloženy do alba. Místo toho se nyní fotografie obvykle ukládají do digitálního souboru a lze je nahrát například do cloudu.
Výhody a nevýhody digitalizace
Mezi výhody digitalizace můžeme zdůraznit následující:
- Umožňuje ukládání na papír a tiskový inkoust, protože dokumenty jsou archivovány digitálně.
- Pokračováním v předchozím bodě, používáním méně papíru, vzniká méně odpadu, což pomáhá životnímu prostředí.
- Sdílení digitálních dokumentů je snazší. Představme si například, že provádíme postup s institucí, která se nachází v jiném městě nebo zemi. Poté lze dokumenty odeslat e-mailem a ihned dorazit. To, místo zasílání odpovídajících dokumentů, což by trvalo dny nebo týdny.
- Je jednodušší najít soubor, pokud je na digitálním médiu. To ve srovnání s tím, co je hledat konkrétní dokument mezi hromadou papírů.
- Digitalizace také bojuje proti neformální ekonomice a vládní korupci.
Digitalizace má však i některé nevýhody:
- Ne všichni lidé se s digitálními médii snadno seznámí, zejména jsou-li již staří. Takže i když účetní jednotka změní několik svých postupů na digitální, někteří uživatelé budou s novým systémem nepohodlní nebo neochotní.
- Digitální není vždy neomylný. Může se stát, že například ke ztrátě souborů dojde v důsledku lidské chyby nebo viru.
- Digitalizace obvykle nebývá okamžitá, trvá určitý čas, než lze přenést všechny soubory, například společnosti, z fyzického na digitální médium.
- Když lidé sdílejí dokumenty nebo informace na digitálních médiích, vždy může existovat riziko, že se data dostanou do rukou bezohledných lidí, jako jsou hackeři.
Příklad digitalizace
Představme si, že bankovní společnost se v rámci svého procesu digitalizace rozhodla povolit zasílání výpisů z kreditních karet poštou. Udělají to postupně, počínaje účtováním další částky za odeslání fyzického dokumentu. Tímto způsobem se zákazníkům doporučuje, aby tyto informace dostávali pouze e-mailem.
Postupem času by stále méně zákazníků bank mělo být ochotno zaplatit za obdržení svého papírového výpisu.
