Typem objednávek jsou různé formy žádostí o nákup materiálů nebo služeb, které společnost zadává svým dodavatelům.
Je důležité říci, že žádost o objednávky provádí nákupní oddělení společnosti. Tyto objednávky jsou formulovány v souladu s požadavky na materiály a služby prováděné výrobními nebo skladovými odděleními.
Produkční oddělení ze své strany splňuje tyto požadavky vzhledem k tomu, že organizace má dodávku zboží a služeb, které budou nezbytné k provedení výrobního procesu.
Mezitím to dělá sklad nebo oddělení skladu, aby měla potřebnou dostupnost produktů. To za účelem splnění požadavků zákazníků, kteří nakupují produkty, které společnost prodává.
Druhy objednávek
Existují různé klasifikace objednávek, mezi nejdůležitější patří následující:
1. Za podmínek stanovených mezi stranami
Podle podmínek stanovených mezi stranami lze objednávky rozdělit na:
na. Podmíněná objednávka
Podmíněná objednávka je samozřejmě typ objednávky, jejíž plnění je omezeno souborem obchodních podmínek, které kupující od prodávajícího vyžaduje. Těmito podmínkami mohou být některé výhody, jako jsou slevy, platební metody, dodací lhůty a podmínky týkající se budoucnosti poptávky.
Plnění obchodu proto bude záviset na přijetí podmínek smlouvy prodávajícím. To znamená, že tento objednávkový formulář se nazývá návrh objednávky.
b. Pevná objednávka
K tomuto typu objednávky dochází, když se kupující a prodávající dohodnou na všech stanovených podmínkách. Nevyžaduje provedení žádného typu vyjednávání ani úpravy, aby bylo zajištěno dodržování předpisů. To vzhledem k tomu, že všechny podmínky byly dříve stanoveny a byla podepsána příslušná smlouva. Dokument je již poznámkou k objednávce.
2. Požadovaným objektem
Podle požadovaného objektu mohou být objednávky:
na. Žádost o služby
Přirozeně se jedná o formální žádost o poskytnutí služby nebo úkolu ze strany klienta. Tato funkce může, ale nemusí zahrnovat materiály potřebné k provedení úkolu. Pokud neuvedete materiály, je za náklady na materiály odpovědný žadatel o objednávku.
b. Objednávka materiálů
Objednávku materiálů používají společnosti, které vyžadují určité výrobky nebo materiály k plnění svých úkolů a jsou schopné fungovat. Mohou to být továrny, které transformují materiály na výrobky, nebo distribuční společnosti, které prodávají výrobky. To znamená, že materiály mohou být použity ke spotřebě nebo k doplnění zásob produktů.
3. Podle místa určení materiálu
V závislosti na cíli požadovaného materiálu mohou být objednávky:
na. Náhradní objednávka
Nepochybně jsou objednávky doplňování vyžadovány skladem nebo skladovým oddělením společnosti. Tyto požadavky jsou vytvářeny za účelem udržení minimálního množství zásob, které společnost potřebuje. To za účelem účinného splnění běžných požadavků interních nebo externích zákazníků společnosti.
b. Mimořádný požadavek spotřebitele
Mimořádnou objednávku lze vygenerovat, když má společnost v procesu skladování odpovídající úroveň dodávek těchto materiálů. Protože však společnost očekává větší spotřebu nebo vyšší poptávku, zadává mimořádné objednávky. Tímto způsobem dokáže vyhovět odpovídajícím plněním požadavků trhu.
4. Objednávkovým formulářem
Pokud jde o formulář, jsou objednávky klasifikovány jako:
na. Normální pořadí
Je zřejmé, že běžná objednávka se zadává obvyklým způsobem, aby se pokryla nabídka na krátkou dobu. Tentokrát to může být týden, měsíc nebo účast na konkrétní sezóně. Obecně se tyto objednávky provádějí v souladu se zásadami dodávek uplatňovanými společnostmi. To znamená, že reagují na běžné dodávky, které organizace vyžaduje.
b. Naplánovaná objednávka
Naproti tomu naplánovaná objednávka se provádí na základě historických údajů o nákupu společnosti, přičemž se berou v úvahu pravidelná období pro zadávání objednávek. Tímto způsobem se snižují náklady na správu a pořizování materiálu. Je to proto, že společnost při plánování svých objednávek nakupuje ve velkých objemech.
Tento typ objednávky samozřejmě vyžaduje kontrolu nad daty stanovenými pro dodávky, protože selhání odeslání by mohlo ovlivnit množství potřebných zásob.
C. Otevřená objednávka
K hromadné objednávce dochází, když existuje závazek nakupovat materiály a výrobky ve velkých objemech. Dodávky se však provádějí v menších množstvích podle rozestupů dodacích lhůt. Tyto objednávky zvládnou přibližné množství, které se získává postupně.
Jak můžete formalizovat jakýkoli typ objednávky?
Aby bylo dodržování předpisů účinné, musí být formalizovány. Nejběžnější způsoby potvrzení objednávky jsou následující:
1. Používání telefonu
Nejprve je možné potvrzení objednávky prostřednictvím telefonické komunikace. Aby však byla objednávka formalizována, je vhodné použít písemný dokument po provedení telefonického potvrzení.
2. Používání písemných komunikačních prostředků
Zadruhé pomocí písemných médií. Nejběžnější formou písemné komunikace jsou dopisy, fax a e-mail. Výhodou písemných formulářů je, že všechny podmínky jsou formálně stanoveny mezi kupujícími a prodávajícími.
3. Poznámka k objednávce
Za třetí, poznámka k objednávce je tištěný dokument, který obsahuje nejdůležitější údaje, které usnadňují zadávání informací a urychlují proces. To usnadňuje proces nákupu a prodeje.
4. Prostřednictvím obchodního zástupce
Objednávku lze také formalizovat, když obchodní zástupce doručí objednávkový formulář a poté je podepsán k provedení.
Závěrem lze říci, že existují různé typy objednávek. Ty jsou přizpůsobeny konkrétním potřebám a požadavkům každé společnosti. Nyní by mělo být jasné, že bez ohledu na použitý typ objednávky musí objednávka jasně zahrnovat všechny podmínky prodeje, které jsou pro společnost důležité.
Tyto podmínky, jako jsou ceny, slevy, data dodání, kvalita a jakékoli další, které by mohly být zajímavé, musí být stanoveny co nejpřesněji. To proto, aby nedošlo k různým interpretacím.